Toolbox Digital Cleanup mbo

Wil je medewerkers bewustmaken van het belang van regelmatig data opschonen? Of wil je structureel grip krijgen op je datahuishouding? In onze toolbox vind je alle hulpmiddelen om jouw digitale schoonmaak succesvol uit te voeren. Van praktische handleidingen en templates tot strategische scans en beheertools.

Net als de opzet van Digital Cleanup mbo zijn de tools verdeeld over twee routes die je als instellingen kunt volgen om je data op te schonen: beginnen bij de operationele basis of het inrichten van strategisch databeheer. Meer over deze routes lees je meer op deze pagina.

Kick-off op 5 november: workshop Digital Cleanup in actie

Op woensdag 5 november starten we Digital Cleanup mbo met een workshop op het kantoor van MBO Raad in Woerden. Op deze dag begeleiden we je bij invullen van de Databeheer Start Scan en ga je naar huis met een concreet actieplan! Geen uitnodiging ontvangen? Stuur ons een mailtje als je erbij wilt zijn!

Met deze tools kun je direct aan de slag met concrete opruimacties bij jouw instelling.

Handleidingen voor eindgebruikers

Deze bijgewerkte handleidingen zijn vanuit het programma Cyberveiligheid ontwikkeld en getest. Mbo-instellingen mogen ze vrij gebruiken, aanpassen aan eigen huisstijl en distribueren.

Implementatietips:

• Wijs een kartrekker of projectleider aan voor de Digital Cleanup-campagne;
• Stimuleer medewerkers om op te schonen;
• Zorg voor ondersteuning bij de opruimacties door je servicedesk of functioneel beheerders;
• Publiceer op intranet of portal een informatiepagina met de doelstellingen van de campagne;
• Meet de resultaten met een evaluatieformulier (zie meetinstrumenten hieronder);
• Informeer je servicedesk over de Digital Cleanup-activiteiten.

Digital Cleanup Party: maak een feest van de digitale schoonmaak!

Stimuleer medewerkers op een laagdrempelige manier om hun opslag op te schonen. Gebruik onze complete opzet voor een Digital Cleanup Party, inclusief draaiboek en motiverende Spotify-playlist.

Meetinstrumenten

Maak je resultaten zichtbaar met:

• Storage rapportage templates: Handleiding Microsoft 365 usage monitoring;
• Voor-na meetinstrumenten: Formulieren om impact in kaart te brengen;
• Communicatie templates: Deel je successen met de organisatie.

⚠️ Deze instrumenten voegen we in het najaar van 2025 toe op basis van pilotervaringen.

Grip op data is maatwerk. Elke school heeft een andere startsituatie en andere behoeften. Daarom werken we met persoonlijke begeleiding.

Hoe werkt dit traject?

1. Maak een afspraak met het team Digital Cleanup mbo voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek;
2. Met de Databeheer Start Scan analyseren we samen jouw situatie (15-20 minuten);
3. Je krijgt een persoonlijk plan van aanpak met aanbevelingen specifiek voor jouw school;
4. Implementatie ondersteuning– begeleiding bij uitvoering waar nodig (buiten scope van dit programma)

Deze materialen kun je bij beide programmaonderdelen inzetten om je organisatie te overtuigen van het belang van digitale schoonmaak.

Veelgestelde vragen

Mag ik de materialen aanpassen aan mijn eigen huisstijl?
Ja, alle materialen zijn bewust gemaakt om aangepast te kunnen worden. Let wel op dat je de handleidingen test in je eigen Microsoft 365-omgeving.

Hoelang duurt een Digital Cleanup actie?
Dat verschilt per school. Sommige organiseren een intensieve week, anderen kiezen voor een maandelijks terugkerende Opruimdag. Beide aanpakken werken goed.

Moet ik eerst het operationele programma doen voordat ik aan strategisch databeheer kan beginnen?
Nee, je kunt direct starten met strategisch databeheer als je organisatie daar klaar voor is. Neem contact op om te bespreken wat het beste aansluit bij jouw situatie.

Krijg ik ondersteuning bij de implementatie?
Voor het operationele traject is er community-ondersteuning via maandelijkse Q&A-sessies. Voor het strategische traject krijg je persoonlijke begeleiding afgestemd op jouw specifieke situatie.