Verslag Rondetafel iFOV 16 mei 2013

Op 16 mei vond bij saMBO-ICT in Woerden een bijeenkomst plaats over de consequenties van Focus op Vakmanschap op systemen en processen binnen de onderwijsinstellingen. 
Deze bijeenkomst maakt deel uit van het Programmaplan iFoV. Het doel van dit programmaplan is tweeledig:

• Consequenties van het Actieplan Focus op Vakmanschap op het vlak van informatie en systemen voor MBO-instellingen inzichtelijk maken
• Komen tot een samenhangend ondersteuningsaanbod voor MBO scholen bij de implementatie van het actieplan

U kunt het programmaplan hier vinden.

Ruim dertig informatiemanagers, FoV programmamanagers en bestuurders gingen met elkaar in gesprek om kennis te delen over de IV consequenties van Focus op Vakmanschap.

De presentatie die tijdens de bijeenkomst is gebruikt kan worden bekeken via deze link.

Hieronder volgt een kort verslag van de bijeenkomst.

Inzicht in de impact van FoV op processen en systemen met de impactanalyse

saMBO-ICT heeft Twynstra Gudde gevraagd een impactanalyse te ontwikkelen. Deze impactanalyse brengt in beeld welke processen en systemen van de onderwijsinstelling mogelijk “geraakt”  worden door Focus op Vakmanschap en wat de impact is. Maarten Kuiper van Twynstra Gudde presenteerde tijdens de bijeenkomst op 16 mei de iFoV impactanalyse.

Deze impactanalyse bestaat uit een vragenlijst die door de onderwijsinstelling in minder dan 10 minuten ingevuld kan worden en voor iedereen beschikbaar is. De impactanalyse is te benaderen via deze link. Instellingen die de vragenlijst invullen ontvangen een rapportage op maat met een overzicht van de 40 maatregelen van Focus op Vakmanschap en een inschatting van de impact daarvan op hun processen en systemen.

Grip op de organisatie van iFoV

Als duidelijk is welke systemen en processen moeten worden aangepast, blijkt dat dit een flinke inspanning van de organisatie vraagt. Hoe organiseer je deze aanpassingen en hoe zorg je dat die zijn aangesloten op de overige FoV activiteiten binnen de instellingen? Deze vragen bespraken de deelnemers tijdens het tweede deel van de bijeenkomst. Aan de hand van drie thema’s gingen de deelnemers met elkaar in gesprek. Hieronder treft u een selectie van interessante constateringen die de deelnemers tijdens deze gesprekken deden.

• De ontwikkelingen rondom FoV volgen elkaar snel op. Er is veel onduidelijkheid over de status van de verschillende maatregelen en het moment waarop deze ingaan. Het kost instellingen veel tijd om verschillende. Er zijn verschillende partijen die hierover berichten (MBO2015, MBO Raad, saMBO-ICT, DUO, OCW, etc.). Er is behoefte aan inzicht in de laatste stand van zaken. Het zou instellingen helpen wanneer er één plek is waar actuele en gefilterde informatie beschikbaar is.
  saMBO-ICT heeft de oproep gehoord en kijkt of en hoe dit opgezet kan worden.
• Er zijn grote verschillen tussen de manier waarop instellingen FoV activiteiten hebben georganiseerd. Op alle instellingen zijn wel projecten, programma’s of regiegroepen actief. Als succesfactoren voor de implementatie van FoV werden genoemd: grote betrokkenheid en steun vanuit CvB, starten vanuit de eigen strategie en FoV thema’s verbinden aan bestaande organisatieontwikkelingen.
• Instellingen kunnen ervoor kiezen om alleen de minimaal noodzakelijke aanpassingen aan systemen te doen, zodat in ieder geval wordt voldoet aan de wetgeving. De ervaringen met eerdere systeemaanpassingen leren dat dit geen verstandige strategie is en dat het op een later moment tot beperkingen in de informatievoorziening leidt.
• Het implementeren van FoV en de bijbehorende IV aanpassingen is vooral een cultuuromslag, waarbij veel meer nadruk komt te liggen op de kwaliteit en hogere eisen worden gesteld aan de effectiviteit. Dit vraagt veranderkundige competenties en professioneel projectmanagement.
• FoV biedt ook kansen om te innoveren. Bijvoorbeeld op het gebied van onderwijstijd is er ook vanuit het ministerie nu meer ruimte voor vernieuwing en bereidheid om andere vormen van onderwijs te ondersteunen. Benut als instelling ook deze kansen van FoV.
• Zoek de ambassadeurs van zowel de vernieuwing als van de weerstand. Sommigen willen graag vernieuwen en kunnen helpen bij het doorvoeren van veranderingen. Anderen koesteren huidige systemen en processen. Hen moet je betrekken.
• Het is van groot belang dat teamleiders in het onderwijs betrokken zijn bij FoV en iFoV en dat zij achter de veranderingen staan. Het gemeenschappelijk belang van alle betrokkenen is uiteindelijk het verhogen van de kwaliteit van onderwijs.

De volgende instellingen waren tijdens de bijeenkomst vertegenwoordigd: Zadkine, ROC Leiden, Aventus, ID College, ROC A12, ROC Midden Nederland, Onderwijsgroep Tilburg, ROC Rivor, Horizon, ROC Leeuwenborgh, Wellantcollege, ROC Mondriaan, ROC Koning Willem I, MBO Utrecht, Helicon opleidingen, Arcus College. Naast deelnemers vanuit onderwijsinstellingen waren vanuit DUO drie deelnemers aanwezig.