Besturing iFOV programma

1. Doelstelling

ICT is geen doel op zich, het gaat bij de inzet van ICT om het leveren van betere kwaliteit wanneer deze slechts behaald kan worden wanneer de systeem- en informatiekant voldoende is ingevuld. Het programma iFoV is dan ook opgericht om een bijdrage te leveren aan de beoogde doelstellingen van het actieplan Focus op Vakmanschap, het is geen doel op zich. Het programma richt zich op de ondersteuning van MBO-instellingen, waarbij de MBO-student uitdrukkelijk diegene is die uiteindelijk moet profiteren van het programma.

De consequenties van het actieplan Focus op Vakmanschap op het vlak van informatie en systemen voor MBO-instellingen inzichtelijk maken en te komen tot een samenhangend ondersteuningsaanbod voor instellingen bij de implementatie van het actieplan.

Het programma iFoV heeft als doel:
De consequenties van het actieplan Focus op Vakmanschap op het vlak van informatie en systemen voor MBO-instellingen inzichtelijk maken en te komen tot een samenhangend ondersteuningsaanbod voor instellingen bij de implementatie van het actieplan.
Nadrukkelijk staat binnen het programma iFoV niet de wenselijkheid van het actieplan Focus op Vakmanschap centraal, maar de uitvoering.

2. Regiegroep

De regiegroep richt zich op de voortgang van de negen thema’s en neemt initiatief over mogelijke (gezamenlijke) acties, benodigd om de doelstelling van het programma iFoV te borgen en te faciliteren. De acties en projecten in het veld kennen (grote) onderlinge afhankelijkheden, daarom worden in de regiegroep de mogelijke consequenties van het actieplan voor het MBO-veld besproken en gezocht naar de juiste afstemming tussen de betreffende verschillende acties en projecten in het veld. Dat betekent dat overige ontwikkelingen die niet te relateren zijn aan deze specifieke scope, buiten dit programma en daarmee buiten de regiegroep worden geplaatst.
Belangrijk uitgangspunt is dat partijen in de regiegroep blijven acteren vanuit hun eigen rol, verantwoordelijkheden en de bestaande sturingslijnen zoals die met partijen bestaan. De regiegroep doorkruist deze sturingslijnen niet.

De regiegroep kent de volgende bezetting:

• Ministerie OCW – Directie BVE – Kasper Weekenborg (voorzitter)
• Ministerie OCW – Directie BVE – Rianne Ullrich
• Ministerie OCW – Directie BVE – Roy Tjoa
• DUO – Paul Kuyt 
• DUO – Godelieve Broeklander
• DUO – Komal Habib
• MBO Raad – Pierre Veelenturf 
• saMBO-ICT – Jan Bartling
• saMBO-ICT – Paul van Uffelen (secretaris)

Ongeveer elke twee maanden wordt een regiegroep georganiseerd. De regiegroep kent een vaste agenda waarin de negen thema’s centraal staan. saMBO-ICT faciliteert de regiegroep en daartoe worden de agenda en benodigde stukken door de regiesecretaris voorbereid.

3. Organisatie

Het programma iFoV is onderdeel van saMBO-ICT en staat daarmee nadrukkelijk ook onder aansturing van saMBO-ICT. Het opereert echter niet los van het veld en is er op gericht geen overlappende werkzaamheden te starten. Middels een regiegroep (met daarin deelnemers van OCW, DUO, MBO Raad en saMBO-ICT) en een klankbordgroep (met vertegenwoordigers van MBO-instellingen) is de aansluiting met de meest relevante actoren geborgd. In beide groepen worden de consequenties van het actieplan voor het veld, in relatie tot informatie en systemen, besproken en waar mogelijk en nodig vertaald in gezamenlijke acties of acties per organisatie.

Het programma kent een doorlooptijd van 3 jaar dat is gestart op 1 januari 2013 en loopt tot en met 31 december 2015.

4. Besturing

Het programma staat onder aansturing van saMBO-ICT, wordt bestuurd door een programmamanager en kent ondersteuning van een regiegroep en een klankbordgroep.

Programmamanager

De programmamanager draagt zorg voor de monitoring, coördinatie en communicatie. De programmamanager kent de volgende taken:

• Creëert overzicht / houdt ontwikkelingen bij (monitoring)
• Coördineert samenhang tussen verschillende initiatieven
• Draagt zorg voor communicatie naar instellingen en overige stakeholders
• In de rol van regiesecretaris – bereidt regiegroep voor op basis van voortgang / monitor
• Doet voorstellen voor concrete projecten
• Handelt waar nodig zelf in de uitvoeringsrol

Open klankbordgroep

De open klankbordgroep is opgezet om met de instellingen de lopende en voorgenomen acties in dit programma af te stemmen en de inhoud te toetsen. Dit programma kan namelijk alleen doelgericht uitgevoerd worden als de scholen geïnformeerd en betrokken zijn. Het is belangrijk dat zij input geven aan de discussie en voorgenomen acties en dat hun rol daarin concreet kan worden bepaald. Instellingen worden daarbij gestimuleerd tot en gefaciliteerd in het samenwerken aan oplossingen, implementaties en systeemaanpassingen. Tevens worden scholen middels deze klankbordgroep in de gelegenheid gesteld om van elkaar te leren, zodat zoveel mogelijk wordt voorkomen dat instellingen zelf het wiel opnieuw moeten uitvinden.

De klankbordgroep staat open voor alle instellingen en zal vier keer per jaar bijeen worden gebracht. Wanneer nodig en mogelijk zal, gelet op het belang van dit programma, in andere (al dan niet) door saMBO-ICT georganiseerde bijeenkomsten ruimte worden ingebouwd in het programma.

Gebruikersgroepen

Gefaciliteerd door saMBO-ICT zijn meerdere gebruikersgroepen actief, veelal gericht op het gebruik van een [PvU1] Aanscherping door opm Bert
specifieke applicatie. Aangezien veel van de projecten en acties vanuit dit programma (grote) raakvlakken (gaan) hebben met de onderwerpen op de agenda van deze gebruikersgroepen, zal wanneer nodig in de gebruikersgroepen de relevante informatieoverdracht, afstemming en mogelijke uitwerking plaatsvinden. De gebruikersgroepen worden expliciet betrokken bij de impactanalyses op de verschillende systemen die worden uitgevoerd onder de verschillende thema’s.

saMBO-ICT heeft ook contact met leveranciers van ICT-diensten en –producten in het MBO-veld. Ook voor hen geldt dat de uitvoering van het actieplan Focus op Vakmanschap consequenties met zich meebrengt. Deze consequenties hebben al dan niet direct impact op de systemen en informatiehuishouding van instellingen. Daarom zal ook met leveranciers de voortgang en de consequenties van dit programma worden besproken. Zo blijven ook leveranciers aangehaakt op de meest recente ontwikkelingen in het veld als andersom instellingen bij de ontwikkelingen in leveranciersland.

Verantwoordelijkheden

De verantwoordelijkheden zijn als volgt verdeeld:

5. Werkwijze

Activiteiten

Om de doelstelling van het programma te realiseren richt het programma iFoV zich op negen thema’s, zoals aangegeven in hoofdstuk 2. Elk van deze thema’s kent zijn eigen set aan stakeholders en eigen concreetheid en dynamiek. Daarmee zal voor elk thema een specifieke keuze moeten worden gemaakt in de te nemen activiteiten.

Voor elk thema is te bepalen in welke van grofweg drie fases het zich bevindt, waarop vervolgens een keuze gemaakt kan worden in de specifiek uit te voeren handeling:

1. Beleidsdiscussie: saMBO-ICT zal de voortgang monitoren, geïnformeerd blijven en invloed uitoefenen op de uitvoeringsaspecten. Bijvoorbeeld door het uitvoeren van een impactanalyse kan in een vroeg stadium helder worden gemaakt welke uitvoeringsconsequenties een mogelijke maatregel heeft.
2. Uitwerking: saMBO-ICT zal de uitwerking actief ondersteunen. Bijvoorbeeld door een deelproject voor haar rekening te nemen en zo bij te dragen aan realisatie.
3. Implementatie: saMBO-ICT zal de implementatie (t.b.v. instellingen) ondersteunen door bijvoorbeeld implementatieondersteuning te bieden. Of door mogelijk een stimuleringsmaatregelen beschikbaar te stellen.

Uitbreiding en overlap

Waar nodig wordt het programma uitgebreid met thema’s/projecten gedurende de looptijd van het programma. Dit is afhankelijk van ontwikkelingen in het veld.
Belangrijk is tevens dat informatievraagstukken in relatie tot elkaar worden opgelost, dus niet geïsoleerd per onderwerp. Zo heeft bijvoorbeeld een project rondom kwalificatiedossiers direct impact op het aanmelden en inschrijven. Wanneer nodig zal deze link gelegd worden en opgenomen worden in concrete activiteiten onder een van de thema’s.

Monitoring

De acties en projecten voortkomend uit het actieplan Focus op Vakmanschap worden uitgevoerd door verschillende partijen in het MBO-veld, kennen verschillende tijdslijnen en kennen soms onderlinge raakvlakken. De projecten die binnen het programma iFoV daar op aansluiten kennen eenzelfde dynamiek. Om overzicht en samenhang in deze projecten te creëren en tevens richting te kunnen geven zal de programmamanager deze projecten monitoren en waar nodig zich inspannen om deze op elkaar af te stemmen. Op deze wijze kunnen instellingen goed geïnformeerd worden en waar nodig vroegtijdig worden geholpen zich voor te bereiden op implementatie.
Samen met de betrokkenen partijen (per thema) zal de programmamanager periodiek de voortgang inventariseren en de uitgangspunten bewaken.

Communicatie

De resultaten en de voortgang van het programma worden consequent en eenduidig gecommuniceerd richting de instellingen, daarbij wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van bestaande en bewezen kanalen, maar worden indien nodig ook nieuwe producten ontwikkeld. De programmamanager zal de communicatie in afstemming met partijen in het veld vormgeven en deze beschikbaar maken.