Deel 1 Serie Digitaal examineren: “Een ict-proces? Eerder een veranderproces!”

ROC van Amsterdam-Flevoland* was een van de initiatiefnemers van het project OKE (Onderwijskoppeling en Examinering). Digitale koppelvlakken gaan examencommissies, surveillanten en docenten veel handmatig en vervelend invoerwerk uit handen nemen, is de overtuiging. Hoe pakt het project uit in de praktijk? Programmamanager Aafke Selten, Proces- en informatieadviseur Marga Schoneveld en Manager van de afdeling Onderwijslogistiek en Ondersteuning, Suzan Tessels, praten je bij.

Foto: ROC van Amsterdam-Flevoland I het BOP-OKE team: Alda, Ciska (proces- en informatieadviseur) en Marga. Suzan en Aafke staan niet op de foto.

Van karrespoor naar racebaan

“De digitale transformatie is een belangrijk thema in onze meerjarenstrategie. Ruim twee jaar geleden zijn we aan de slag gegaan met de digitalisering van examinering”, legt Suzan uit. “De directe aanleiding was dat examenleveranciers aangaven examens voortaan digitaal te gaan afnemen. De corona-periode heeft die ontwikkeling versneld. Digitaal examineren was dus een ‘moetje’. Maar inmiddels is het voor ons ook een must, want in deze tijd wil je niet meer alles op de omslachtige papieren manier doen. De colleges willen graag af van handmatig invoerwerk, zodat er minder kans is op fouten of correctiewerkzaamheden.

“Digitaal examineren was een ‘moetje’. Maar inmiddels is het voor ons ook een must”

Bij de organisatie en inregeling kwam veel kijken. We hebben er daarom een projectleider opgezet en ervoor gezorgd dat examens daadwerkelijk digitaal afgenomen konden worden op beveiligde pc’s. In geschikte lokalen en met de juiste software. Ook formuleerden we beleid voor de afname van digitale examens. De basis stond. Maar we ontdekten snel dat de voor- en achterkant van het examineringsproces nog het best te vergelijken was met een analoog karrespoor. Om de aansluiting te kunnen maken op de digitale racebaan hebben we aan de bel getrokken bij MBO Digitaal. Ook omdat we al wisten dat collega-scholen tegen dezelfde vragen aanlopen en omdat we met de examenleveranciers graag naar een eenduidige oplossing willen. Samen met andere scholen, examenleveranciers en leveranciers van afnameomgevingen en studentinformatiesystemen hebben we toen het project OKE in gang gezet.”

Naar één standaard

Aafke werkt als business consultant en werd door ROC van Amsterdam-Flevoland ingevlogen om te ondersteunen bij de optimalisering en digitalisering van examenprocessen. Ze richt zich specifiek op de genoemde voor- en achterkant van het examineringsproces. Ze is de verbindende schakel tussen de colleges, domeinen en de afdeling van Suzan en Marga. “ROC van Amsterdam-Flevoland is een enorm grote organisatie. De twaalf afzonderlijke colleges hebben zo hun eigen wensen. Denk aan flexibilisering van het onderwijs, integrale roosters voor studenten van lessen en examens en een efficiënter proces waarbij data uitgewisseld kan worden tussen systemen, zodat de school minder handmatig hoeft over te zetten. Wat betekent dit voor hun processen en taakverdeling? Vanuit die vragen zijn we tot een programma gekomen om digitaal examineren te kunnen implementeren en samen op die digitale racebaan te komen.”

Werk in uitvoering

Waar staat ROC van Amsterdam-Flevoland op dit moment? Suzan: “Kijkend naar de praatplaat zitten we in ‘Fase C’ en werken we aan adviezen om te komen tot beleids- en procesaanpassingen. Bij die adviezen kun je denken aan nieuwe afspraken over het beheren van varianten van examens, vrijstellingen registreren en examenresultaten vaststellen. Ook praten we met applicatieleveranciers zodat er bij hen meer informatie beschikbaar komt over optimaal gebruik van de applicaties en over onze wensen rondom extra digitale ondersteuning.”

‘We kijken met veel interesse uit naar de afronding van pilot vier en vijf’

Aafke: “ROC van Amsterdam-Flevoland nam deel aan de eerste pilot (een werkende OKE-koppeling tussen de applicaties van Remindo Toets, Eduarte en de toets- en examenlogistieke module van Eduarte, voor de rekenexamens van CEM). Die koppeling tussen SIS, planning en toetsafname is in december technisch opgeleverd. We kijken met veel interesse uit naar de afronding van pilot vier en vijf; de koppeling met TOA en ESS/SPL. De implementatie van de eerste koppeling is bij ons in voorbereiding. Een paar functionele issues die we tegenkwamen worden nog opgepakt door de landelijke werkgroep. We zijn dus nog niet ‘up and running’.”

Eyeopener

De implementatie van de OKE-koppeling is niet alleen een ict-traject. Verre van zelfs. Het digitaliseren van het examineringsproces vraagt om een hele organisatieontwikkeling. “Koppelen van systemen klinkt simpel, maar er komt meer bij kijken dan je zou denken”, geeft Marga aan. “Nu hebben we nog veel decentraal georganiseerd en wordt proces- en organisatiewerk vaak handmatig gerealiseerd. Examens moeten worden gepland en afgenomen in een examenomgeving. Studenten moeten aan dat examen worden gekoppeld. Met alle rompslomp en foutkansen die daarbij horen. Dat is niet meer van deze tijd, daar zijn we het allemaal over eens. Maar het kost een hoop tijd om met alle stakeholders het proces te harmoniseren, werkinstructies daarop af te stemmen, de beleidsaanpassingen uit te werken, de verschillende afdelingen en teams erop voor te bereiden, en ga zo maar door. Dat was wel een eyeopener!”

BOP-ondersteuning

Suzan, Aafke en Marga staan er niet alleen voor. Vanuit MBO Digitaal helpen Lianne de Vries en Alda Kroneman scholen bij de voorbereiding op de implementatie van de OKE-koppelingen. Lianne en Alda zijn BOP-coördinatoren (Beleid, Organisatie en Proces) en voor alle mbo-scholen inzetbaar. Aafke: “Ik heb veel met Alda te maken. Zij biedt een basis waarmee we aan de slag kunnen en is de smeerolie tussen de verschillende organisaties zoals examenleveranciers, softwareleveranciers en mbo-instellingen. Daardoor kan ze ervaringen delen, en dat is nuttig. De kennis en ervaring die we hier opdoen wordt via hen gedeeld met andere scholen.

‘Iedereen is zich er steeds meer bewust van dat digitalisering helpt om efficiënter te werken’

Maar ook voor onze interne organisatie biedt ze handvatten, bijvoorbeeld bij het in kaart brengen van de processtappen en uitwerking van nieuw beleid, zoals de vaststelling van examenresultaten, of het opstellen van nieuwe procesflows vanuit het digitale examineringsproces volgens de MORA architectuur.” In dat kader ziet Marga kansen om ook andere processen te gaan digitaliseren. Marga: “Denk aan een digitaal beoordelingsformat van praktijkexamens. Natuurlijk zullen we nooit alles kunnen digitaliseren, want we zijn een praktijkopleiding. Maar iedereen binnen ROC van Amsterdam-Flevoland is zich wél steeds meer bewust van het feit dat digitalisering helpt om efficiënter te werken waar het kan.”

*ROC van Amsterdam-Flevoland werkt intensief samen met collega-instellingen zoals ROCMN, Albeda, Summa College en Alfa college. Samen bespreken ze ontwikkelwensen en delen ze praktische informatie over de inrichting van systemen, instructies, beleid en rapportages.

Meer informatie over het BOP-traject

Dit is het eerste interview in de serie ‘Digitaal examineren’. Tekstschrijver Martijn van der Ven interviewt voor MBO Digitaal maandelijks een school die zich voorbereidt op de implementatie van de OKE-koppelingen en digitaal examineren. Weten wat BOP-coördinatoren voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact met ze op: Lianne de Vries I 06 14 83 47 37 Alda Kroneman I 06 51 28 06 28