Leergang onderwijslogistiek – een ontdekkingstocht

Met elkaar zijn we begonnen aan een ontdekkingstocht. Een tocht waarbij we een goede definitie willen neerzetten voor onderwijslogistiek, die door de meerderheid van de mbo’s gebruikt kan worden. Voor nu hebben we alvast een basis geadopteerd. Onderwijslogistiek is een zoektocht naar de juiste balans tussen studeerbaarheid, doceerbaarheid, organiseerbaarheid en betaalbaarheid van het onderwijs. Tevredenheid van deelnemers hangt hier in grote mate van af. Alle geledingen uit het onderwijs hebben hier direct mee te maken.

Primeur
Onderwijslogistiek staat momenteel midden in de belangstelling. Het is een belangrijke sleutel om onderwijs kwalitatief goed en betaalbaar te realiseren, zeker nu urgentie ontstaat bij de toenemende flexibilisering in het aanbod en het invullen van de opdracht ‘responsive mbo’. Op 28 oktober jl. is voor de eerste keer gestart met de leergang onderwijslogistiek voor mbo-instellingen. De leergang is bedoeld voor management, leidinggevende, of strategisch adviseurs op het gebied van onderwijsuitvoering, onderwijslogistiek en/of bedrijfsvoering.

Opzet van de leergang
De onderlinge uitwisseling van kennis en ervaring is bijzonder nuttig. De leergang is daarom niet uitsluitend op kennisoverdracht gebaseerd. De deelnemers zijn veel actief met elkaar bezig. Dit heeft als bijeffect dat er een netwerk ontstaat van “peers”. De leergang duurt vijf dagen, verdeeld over vier maanden. De laatste bijeenkomst wordt verzorgd op een onderwijsinstelling en afgesloten met een bedrijfsbezoek.

Inmiddels twee dagen op dreef. De gesprekken zijn dynamisch en tippen vele onderwerpen binnen de onderwijslogistiek aan. De brede gezamenlijke basis ligt bij de mbo’s in het proces plannen en roosteren. De mbo’s geven zelf aan dat deze basis in de instellingen vaak nog niet voldoende op orde is. Het item is top of mind! De planproblematiek wordt direct zichtbaar in de student- en docenttevredenheid, reden waarom de mbo’s worstelen de met dit vraagstuk. Het is een ontdekkingsreis!

Langzamerhand wordt duidelijk dat onderwijslogistiek veel meer is dan plannen en roosteren. Op de eerste dag van de leergang stond het inzicht krijgen in, en grip krijgen op, het onderwijslogistieke werkveld centraal. In het praktijkgedeelte van de leergang is gestart met het ombuigen van dit model naar een meer specifiek model voor het mbo. Een praktijkgedeelte waar het maken van een plan van aanpak voor een programma onderwijslogistiek centraal staat. Zo krijgen de deelnemers gereedschap in handen dat hen helpt bij de doorontwikkeling van onderwijslogistiek in de eigen onderwijsinstelling.

In de volgende bijeenkomsten komen o.a. Lean, verandermanagement en student analytics aan de orde. Zo wordt onderwijslogistiek vanuit verschillende kanten belicht, met als resultaat meer inzicht en grip op het complete onderwijslogistieke werkveld. Een voorgestelde denkrichting is de onderwijslogistiek te benaderen vanuit de bedoeling en niet vanuit de systemen. Wat daar nu exact mee bedoelt wordt … ? Daar praten we voorlopig nog even over na.

Een spelletje
Tijdens de dagen wordt de onderwijslogistieke puzzel ingezet om het onderwerp in een breder perspectief te bespreken. Hierbij is het onderwijslogistiek model -de puzzel- zeer behulpzaam. De puzzel geeft de deelnemers meer gevoel bij de afhankelijkheden van de verschillende onderwijslogistieke componenten.

De puzzel is al bij diverse mbo’s uitgeprobeerd. Het brengt goed in kaart waar het gesprek over zou moeten gaan. Het is belangrijk de betekenis van onderwijslogistiek over te brengen op het onderwijs. Onderwijs is vooral bezig met onderwijs. En terecht! Door te beseffen wat de onderwijslogistiek inhoud, lukt het om de verbinding te leggen. Je creëert bewustwording en begrip voor elkaar, maar ook discussie. De ontwikkeling van onderwijs staat centraal. Duidelijk wordt waar je de zaken ‘niet’ of onvoldoende hebt georganiseerd.

Ambassadeurs
De deelnemers van de leergang voelen zich ambassadeurs van de onderwijslogistiek in hun organisatie. De functies komen in vele vormen, beleidsmedewerkers, manager roosteren, managers deelnemersadministratie, projectleiders en programmamanagers onderwijslogistiek. Door de deelnemers zijn eerste aanzetten tot plan van aanpakken voor een programma onderwijslogistiek gemaakt. Gezien de diversiteit aan functies zijn ook de eerste beelden van onderwerpen van de plan van aanpakken ‘rijp en groen’. Het ‘program canvas’ dat Gert Idema, de docent, aanreikt geeft de deelnemers een handreiking om het programma op te bouwen.

Dilemma’s
Het lijkt alsof er constanten herkend worden rondom de problematiek van onderwijslogistiek: namelijk verbinding, cultuur en leiderschap. Een goede raad is de tijd te nemen onderwijs en logistiek met elkaar in verbinding te brengen. Als de kwaliteit top is en de acceptatie nihil, ben je kansloos! Leiderschap en cultuurverandering zijn nodig om de student echt centraal te stellen. Het rooster gaat niet voor alles. Als je dit beseft, kom je op het snijvlak van het onderwijs met de onderwijslogistiek.

Nog een ander dilemma: Hoe zit het met de optelsom van alle processen en procedures waar onze onderwijsorganisatie elke dag mee werkt? De veranderbrigade van verdraaide organisaties laat ons nadenken over: hoe zat het ook alweer met de bedoeling? De uitspraak: Ik krijg de lijstjes nooit!, is een gestolde uitkomst van wantrouwen. Je gaat steeds harder roepen om de cijfers als je niet exact weet wat er speelt in het team. Tot die kern kom je slechts als je in verbinding bent met het onderwijs.

Het lukt om een grote organisatie te ontmaskeren! De kern zit in de alertheid. Als je in je organisatie veel regels en afspraken op stelt, ben je een kruispunt met stoplichten aan het realiseren. De verkeersveiligheid leert dat je bij stoplichten word gedeactiveerd en gebeuren de meeste ongelukken. In tegenstelling tot rotondes hier ben je geactiveerd. Je moet versnellen, remmen of langzamer rijden om te anticiperen, zodat je de rotonde vloeiend berijdt.

In organisaties moeten we van stoplichten naar rotondes. Rotonde betekent niet loslaten, maar anticiperen. Als je loslaat, valt het kapot. Bij een goede sturing kan je ook loslaten en kaders ontwikkelen. Je bent verplicht om interactie te hebben met elkaar. Je kan je niet onttrekken aan je eigen verantwoordelijkheid. Organisaties die er echt toe doen, 8,5 klant- en medewerkerstevredenheid en financieel gezond zijn beginnen bij het ontwerpen bij de bedoeling. Processen zijn daarbij ondersteunend. Belangrijk is geprikkeld te blijven om zelf na te denken en te anticiperen. Het is een zoektocht naar die balans!

Nog ééntje dan: We ontwikkelen meet instrumenten op zaken die meet baar zijn. Dat is makkelijk en herkenbaar. Het stoplicht is groen of rood. Echter, deze instrumenten zeggen niets over de kwaliteit. Of bijvoorbeeld over de interactie tussen student en docent. We zetten ons hele systeem in om de onder grens te waarborgen. Een zesje redden we daarmee. In het mbo zou je op zoek willen gaan naar de beste groep en hen zou je moeten vragen hoe zij zo ver zijn gekomen en of zij commitment willen tonen de middengroep te verleiden met hen mee te gaan. Moed, moet!