ICT en BPV: ‘Nog even flink doortrappen’

“Eerst moet je klimmen. Pas daarna kun je genieten van een lekkere afdaling.” De metafoor die Jan Bartling gebruikt als we praten over de ontwikkelingen die spelen op het snijvlak van de beroepspraktijkvorming (BPV) en de ICT-component die daarin een belangrijke rol speelt, lijkt de slotconclusie aardig samen te vatten.

Wie de situatie vergelijkt met vijf jaar geleden, moet constateren dat er al ontzettend veel winst is behaald. Maar we zijn er nog niet. De top is in zicht maar nog niet bereikt. Samenwerking en communicatie. Dat lijken de sleutelbegrippen in de laatste fase van deze steile klim.

Zet Jan Bartling, manager van saMBO-ICT, Mieke van Keulen, relatiemanager MBO van Kennisnet en Ad Geluk en Ellen van Luenen, beleidsmedewerkers van Colo aan tafel en je weet één ding zeker: Een paar uur later ben je volledig ingewijd in de soms innige, soms moeizame relatie tussen ICT en BPV.Alle ins en outs rondom de beroepspraktijkvorming zijn vervat in het BPV protocol. Het lijkt zo simpel. Verantwoordelijkheden van alle partijen staan in elke fase van de BPV helder omschreven. Toch blijkt de praktijk soms net wat weerbarstiger. Het onderzoek dat eind vorig jaar door Kennisnet samen met de adviesbureaus Twynstra Gudde en Cinop werd gehouden naar de ervaren knelpunten, onderschrijft die stelling. Mieke van Keulen legt uit: “Uit het onderzoek kwamen negen knelpunten naar voren, waarbij de conclusie was dat veel terug te voeren is op een gebrekkige communicatie.” De geconstateerde knelpunten in hoofdlijnen: studenten komen vaak onvoorbereid het leerbedrijf binnen; het leerbedrijf weet niet precies wat studenten moeten doen; de  leervragen van studenten blijven te lang onbeantwoord; het is niet altijd duidelijk wie de aanspreekpersonen zijn; de begeleiding van school schiet soms tekort; er is te weinig reflectie op de voortgangsontwikkeling; de afronding van de stage verloopt niet overal even soepel en, misschien wel de belangrijkste: De knelpunten blijven bestaan, want ze worden niet in voldoende mate opgelost. Mieke van Keulen: “De taken en verantwoordelijkheden in de BPV-keten mogen dan duidelijk zijn, blijkbaar loopt het niet altijd zoals het moet.”

Actualiteit

Ad Geluk herkent de knelpunten. De ‘architect’ van Stagemarkt.nl, een van de producten van Colo,  realiseert zich echter dat er ook aan de voorkant van het traject, daar waar gezocht wordt naar een goede match tussen student en leerplaats, nog veel winst te behalen valt. “De actualiteit van Stagemarkt.nl is daarbij een bijzonder belangrijke succesfactor”, weet hij. “Toch zien we dat die actualiteit nog beter kan. Een voorbeeld? Wij geven op de website de beschikbare leerplaatsen weer. Als er een beroepspraktijkovereenkomst (BPVO) binnenkomt, dan registreren we die en is meteen duidelijk dat een bepaalde leerplaats bezet is. Nu leert de praktijk helaas dat slechts een beperkt deel van de BPVO’s binnen is op het moment dat de opleidingen starten. Hoe dat komt? Simpel, omdat instellingen pas vinden dat er een overeenkomst is op het moment dat alle handtekeningen en stempels erop staan. Dan pas wordt dat document naar uitvoeringsorganisatie DUO gestuurd en daarna pas komt het bij ons.” Maar moeten al die handtekeningen en stempels er dan niet op? Ad Geluk: “Ja, uiteindelijk wel natuurlijk, maar dat mag ook best later. Voor studenten, instellingen én leerbedrijven zou het een enorme winst zijn als we die gegevens veel eerder zouden hebben.”Jan Bartling omarmt het voorbeeld, maar ziet tegelijkertijd dat ook instellingen soms op de kenniscentra moeten wachten. “We moeten elkaar geen zwarte piet toe gaan spelen. We moeten allemaal een tandje bijschakelen.”

Sterke verbetering

Ondanks het feit dat de beheerders van Stagemarkt.nl nog steeds verbetermogelijkheden zien, mag wel de conclusie getrokken worden dat deze website, vanaf de komst in 2006, voor een grote sprong voorwaarts, met name aan dat belangrijke begin van het BPV-traject heeft gezorgd. De site, die aanvankelijk vooral werd gebruikt als een database van de erkende leerbedrijven, geeft momenteel veel actuele vacatures weer, geeft een schat aan informatie over de betreffende leerbedrijven en biedt bovendien een inkijk in de opleidingsgeschiedenis van een bedrijf. Om Stagemarkt.nl optimaal te kunnen benutten is een goede uitwisseling van gegevens van onschatbare waarde. Hierin vervult saMBO-ICT, naast OCW-dochter DUO, die verantwoordelijk is voor de BRON registratie (Basisregister OnderwijsNummer), een belangrijke rol. Jan Bartling over de manier waarop die uitwisseling plaatsvond; een manier die de term ‘bureaucratie’ een duidelijke lading geeft. “De administratieve last van de BPV was en is nog steeds enorm. Handtekeningen, stempels, allemaal nodig om ervoor te zorgen dat een student bij een geaccrediteerd leerbedrijf zijn stage loopt. In het verleden was dat vooral een papieren exercitie. Let wel: 600.000 studenten, waarbij elke student bijna elk jaar weer een stageplek heeft. In de praktijk reden er de nodige vrachtwagens met A-viertjes van de kenniscentra, naar bedrijven, instellingen en weer terug.” Een elektronische variant lijkt in de eenentwintigste eeuw toch wel denkbaar? Bartling: “Klopt, maar dan moet je er wel voor zorgen dat die elektronische variant goed werkt en inderdaad effectiever en efficiënter is.  Kwalitatief dus ook minstens even goed en geïntegreerd in de systemen van de instellingen. Of dat al goed loopt? Het gaat steeds beter, maar we lopen nog wel tegen probleempjes aan; instellingen die wachten tot het helemaal honderd procent is, kenniscentra die nog terughoudend zijn.” Een slechte zaak, vindt Bartling. “De tijd van kat uit de boom kijken is wat ons betreft voorbij. We moeten dat proces doorbreken. Aan twee kanten dus werken aan kwaliteitsverbetering. Nadrukkelijk ook aan de kant van de kenniscentra, ja. Daar liggen nog genoeg uitdagingen. Zo is er duidelijk behoefte aan meer uniformiteit van de processen. Je merkt dat instellingen aanlopen tegen onderlinge verschillen tussen de diverse  kenniscentra, maar ook bij verschillen binnen één kenniscentrum. Het kan niet zo zijn dat instellingen afhankelijk zijn van een toevallig contact bij een kenniscentrum, waardoor zaken goed verlopen. Dat moet structureel beter. Colo werkt er hard aan om dit met de kenniscentra voor elkaar te krijgen, maar eerlijk is eerlijk: er is nog een weg te gaan.”

Samen om tafel

Dat er nog winst te behalen is, moge duidelijk zijn. Volgens Jan Bartling is die winst vooral te halen door in de keten rondom de BPV beter met elkaar samen te werken. “Waarbij men niet naar elkaar moet wijzen, niet moet afwachten tot de ander verbetert, maar samen om tafel moet om te zoeken naar hele concrete oplossingen. Die soms verrassend banaal zijn, soms ook behoorlijk complex.” Bartling denkt dat de goede weg is ingeslagen “De partijen zitten al bij elkaar om te kijken naar zaken als: wat te doen als er iets niet goed gaat? Welke lijn kies je als een accreditering te laat is? Welk proces doorloop je dan om dat probleem op te lossen? Dat zijn zaken waar je gewoon duidelijke afspraken over moet maken.”

Logistiek verhaal

Dat er, ondanks alle inspanningen, nog steeds zaken niet voor honderd procent goed verlopen, heeft ongetwijfeld ook te maken met de enorme aantallen. Met jaarlijks 500.000 tot 600.000 overeenkomsten tussen studenten en leerbedrijven praten we over een logistiek forse operatie. “BPV is natuurlijk een logistiek verhaal”, benadrukken Bartling en Geluk. “Daarom is er ook nog te weinig grip op. Super jammer, want partijen realiseren zich nog niet altijd dat men afhankelijk is van elkaar.” Ellen van Luenen: “Als iedereen op zijn eigen manier blijft werken, loopt het mis. Je kunt niet meer zeggen: ‘Tja, zo doen wij dat in de zorg nu eenmaal. In de techniek gaat het heel anders.’ Alleen als de informatie overal op dezelfde manier wordt verwerkt en aangeleverd, krijg je een werkbare organisatie.”Jan Bartling erkent dat er wel degelijk verschillen zijn, bijvoorbeeld in de branches. “Maar”, zo voegt hij direct toe, “daarbij heb je het niet over de administratieve afwikkeling, maar over de matching. En dat is een heel ander proces. Kijk inderdaad naar techniek en zorg. Techniek heeft een schreeuwend tekort aan studenten en in de zorg is het veel moeilijker. Het hele matchingsproces bij techniek is vooral een selectieproces. Bij de zorg ben je een heleboel energie kwijt met het organiseren van een stageplek. Dat is een compleet ander verhaal. Maar…dat hoeft geen gevolgen te hebben voor het administratieve proces, dat is veel meer een relatiebeheersvraag.”

Zo eenvoudig mogelijk

Vraag is wel of de ondersteuningsinstanties erin slagen om het de instellingen en leerbedrijven bij de organisatie van de BPV zo eenvoudig mogelijk maken. Daar ligt toch immers een taak? Ad Geluk: “Zeker. Daarom hebben wij bijvoorbeeld ook speciaal voor de instellingen een lesbrief ontwikkeld die studenten én docenten helpt bij het gebruik van Stagemarkt.nl. Én we hebben, samen met de kenniscentra, de instellingen en softwareleveranciers het White Label concept in de markt gezet. White label biedt een rechtstreekse toegang tot onze database die direct gekoppeld kan worden aan de software die binnen de school draait. De code leerbedrijf bijvoorbeeld komt via die koppeling geautomatiseerd binnen. We proberen binnen White Label functionaliteiten te organiseren die ervoor zorgen dat het aantal administratieve handelingen minder en eenvoudiger wordt.” Maakt iedereen daar al gebruik van? “Nee, pas ongeveer de helft.”

Social media

Kijkend naar de actuele ontwikkelingen kan geconstateerd worden dat ICT een steeds belangrijkere rol gaat vervullen bij de begeleiding van de BPV. En dat daarbij al belangrijke stappen zijn gezet in de richting van een optimalisering, maar dat er ook nog werk ligt. Mieke van Keulen realiseert zich dat daarbij de communicatie een grote rol speelt. “Dit is een traject waar meerdere partijen bij betrokken zijn. Logisch dat de communicatie dus wat lastiger wordt. Dat is een gegeven.”Volgens de relatiemanager van Kennisnet is er bij de digitale begeleiding in de nabije toekomst een belangrijke rol weggelegd voor de social media. “Laagdrempelig, geen extra investeringen en het past in de wereld van de jongeren”, zo verklaart Mieke van Keulen de keuze.Kennisnet ontwikkelde in dat kader een volledig nieuw concept met drie werelden; de wereld van de student, van de BPV verantwoordelijke en van de directie. “Het concept is direct toepasbaar”, vertelt Mieke. Een belangrijke rol in het concept wordt ingenomen door een blog –een weblog, een soort digitaal dagboek, red.- dat door de student wordt bijgehouden. Het blog kan op termijn het stageverslag vervangen, stelt Mieke van Keulen. “Het is natuurlijk niet de bedoeling dat er meer werk bijkomt. Uiteindelijk willen we naar een systeem dat efficiënter werkt voor alle partijen.” Het blog zou in de toekomst ook gebruikt kunnen worden als een soort vergelijkingssite. Hoe is het de studenten bij dat leerbedrijf vergaan tijdens hun BPV, waar liepen ze tegenaan, wat ging er heel goed en vooral: wat hebben ze er geleerd? Mieke: “Ik verwacht veel van dat blog. Het sluit veel beter aan bij de leefwereld van de student en het biedt veel meer mogelijkheden; filmpje erop, foto’s, het proces dat ze bij een leerbedrijf doorlopen kan veel beter gevolgd worden, ook door de docent.” Maar krijgt die niet veel meer werk als hij elke week al die blogs moet gaan lezen? “Ja en nee. Als hij al die blogs heeft gelezen, weet hij ook naar welk bedrijf hij als eerste moet. Hij ziet veel eerder waar mogelijk problemen op de loer liggen. Daar hoeft hij dus geen belrondje voor te maken, wat ook erg veel tijd kost en wat docenten tot nu toe meestal doen.”Naast het bloggen kunnen studenten hun leervragen kwijt via twitter en wordt ze ook geleerd hoe ze een goed Linked-In profiel kunnen maken. “Dat hoort er helemaal bij”, vindt Mieke.Op dit moment zijn drie scholen bezig met een pilot. In december worden de eerste resultaten verwacht.

Conclusie

Er is, op het snijvlak van BPV en ICT de laatste jaren al enorm veel gebeurd en er gebeurt op dit moment ook nog heel veel. Stagemarkt.nl kent een bezoekersaantal van vierduizend per dag! Dat de actualiteit van deze website van groot belang is zal duidelijk zijn. Dat die actualiteit een verantwoordelijkheid is van alle betrokken partijen, ook de leerbedrijven, lijkt wel duidelijk. Ook om de dagelijkse praktijk van de BPV optimaal te begeleiden zijn, met de jongste pilot van Kennisnet, belangrijke stappen gezet. Het lijkt erop dat de juiste versnelling door steeds meer partijen is gevonden. Nu nog even doortrappen. De afdaling lonkt.

Colo is de vereniging van de zeventien samenwerkende kenniscentra. Voor meer dan veertig branches verbinden zij bedrijfsleven, arbeidsmarkt en onderwijs. De kenniscentra werken landelijk én regionaal als strategische partners voor ministeries, gemeenten, sociale partners en beroepsonderwijs.

Kennisnet is het expertisecentrum als het gaat om ict in het onderwijs. Kennisnet ziet het als opdracht om scholen en onderwijsinstellingen gratis onafhankelijke diensten aan te bieden bij het effectief inzetten van ICT met als doel de kwaliteit van het leren te verbeteren.

saMBO-ICT is een organisatie van en voor de instellingen in het mbo op het gebied van ICT. Thema’s zijn de inzet van ICT bij het leren, het organiseren van onderwijs, sturing en verantwoording en het organiseren van de ICT zelf. De organisatie treedt op namens de mbo-organisaties, faciliteert het delen van kennis en voert projecten uit ten behoeve van de instellingen.

Tekst: Comtext, Arnold Otten