Datadinsdag 11 oktober 2022: Goede voorbeelden parade

Tijdens de prima bezochte datadinsdag van oktober 2022 bij MBO Utrecht lieten vier ROC’s concreet zien hoe ze met data werken. Dit soort bijeenkomsten laat data tot leven komen: data lijken niet sexy tot je de gebruiksmogelijkheden te zien krijgt! 

Alfa-college – Proces om te komen tot een dashboard 
Herbert van Hoogdalem en Margriet Bakker vertelden over het proces in het Alfa-College om samen tot een goed dashboard te komen. Belangrijk daarin is dat je mensen meeneemt en dat er vragen uit de organisatie komen. Er zijn daarom zo’n acht focusgroepen ingericht die elk bepalen welke informatievraag ze hebben en wat er in een dashboard zou moeten komen.
Als voorbeeld wordt de focusgroep Marketing & Communicatie besproken, waarvan Margriet voorzitter is. Zie de powerpoint waarin expliciet op deze focusgroep wordt ingegaan.

Tips
– Ga van taak- naar doelgericht.
– Werken met een dashboard moet gericht zijn op diagnose en actie.
– Lust als men het dashboard wel gebruikt en last indien men het dashboard niet gebruikt.

Deltion College – SLB dashboard 
Eric Diender heeft met collega’s een SLB-dashboard gemaakt dat als ondersteuningsmiddel dient bij SLB-gesprekken. Daarmee kan een leraar zijn onderbuikgevoel staven en vroegtijdig zicht krijgen op eventuele studie-uitval. Het onderwijsteam bepaalde gezamenlijk welke parameters daarvoor gebruikt kunnen worden. De meeste data komen uit systemen van de instelling, maar de leraren zelf voeren ook (subjectievere) informatie in.  Nadeel is wel dat er momenteel geen live koppeling met systemen gerealiseerd is, alle data moeten eerst worden schoongemaakt en geïmporteerd. Studenten en leraren vinden het overzicht zeer nuttig.

MBO Utrecht – Rendemententool 
Dirk-Jan Scheffer en Eliane Boorsma vertelden dat MBO Utrecht op zoek was naar prognoses rond studiesucces. Er was behoefte om vooruit te kijken in plaats van achteruit. Op dit moment kan de school vooruitkijken bij de huidige groep studenten met betrekking tot de rendementscijfers. Dat betekent dat er veel eerder zicht is op de logistieke kant met betrekking tot aantallen studenten en dat budgetten veel meer op maat kunnen worden gemaakt.
Hoe is dat gedaan? Er zijn drie bevriesmomenten bepaald: naar jaar 2, naar jaar 3 en diplomering. Daarop wordt gemonitord. In Excel worden studenten ‘ingeladen’ vanuit Osiris en er wordt een kolom ‘indicatie voortgang’ toegevoegd. Teams geven in Excel aan hoe het met de student gaat. Op basis van die input gaat de tool rekenen en na elk bevriesmoment is er weer een nieuw overzicht. De input in de laatste kolom is natuurlijk subjectief, maar de rendementen zijn tot enkele procenten nauwkeuring te voorspellen.
Uitdagingen: discipline, administratieve last en veel instructie nodig.

MBO Rijnland – Datalaag en Welkomstpagina 
Annette Faber neemt ons mee naar MBO Rijnland, waar men een paar jaar geleden constateerde ‘ote weinig in control te zijn’ over hun informatievoorziening naar nieuwe studenten. Bij aanmelding kreeg je als student een brief met allerhande info. Veel van de nieuwe studenten die toch niet kwam opdagen, bleken te weinig info te hebben gehad over hun start op school.
Om dit te voorkomen besloot MBO Rijnland een persoonlijke startpagina per student te maken, die meteen na de aanmelding (dus al in mei) beschikbaar wordt gemaakt.
Annette laat de datalaag zien waarop deze pagina is gebaseerd (zie powerpoint voor meer info). Ze toont hoe secretarieel medewerkers in tabellen in Sharepoint informatie en documenten kunnen plaatsen die meegaan in de opbouw van die persoonlijke pagina’s. In haar presentatie gaat Annette in op wie betrokken zijn bij het project. Ze geeft aan dat het projectteam zeer divers, dus multidisciplinair is opgezet.

Meer achtergrondinformatie over de vier praktijkvoorbeelden vind je in de Powerpoint presentatie van de Goede voorbeeldenparade van 11 oktober.

Bekijk de homepagina van datadinsdag voor een overzicht van de andere bijeenkomsten.