Veel gestelde vragen vanuit het netwerk IBP

Het advies is: maak geen gebruik van toestemming als rechtsgrond voor kernprocessen als het geven van onderwijs en de bijbehorende begeleiding. Dat is doorgaans ook niet nodig want voor je belangrijkste processen biedt de uitvoering van de (onderwijs)overeenkomst de meest voor de hand liggende rechtsgrond. Docenten mogen op basis hiervan informatie delen die nodig is voor een goede begeleiding van de student. Voor zaken die niet rechtstreeks met de studie, maar wel met de aanwezigheid op school te maken hebben kun je vaak een gerechtvaardigd belang aanvoeren. Denk daarbij aan cameratoezicht of het gebruik van de schoolpas. En in een aantal situaties hebben we te maken met een wettelijke verplichting om bepaalde gegevens te verwerken.

Voor medische gegevens (een beperking bijvoorbeeld) geldt wel dat deze alleen met toestemming van de student verwerkt mogen worden en dat de zichtbaarheid tot een minimum beperkt moet blijven. Richt je proces zodanig in dat dergelijke bijzonderheden uitsluitend met toestemming van de student worden geregistreerd en op verzoek ook weer verwijderd kunnen worden.

En verder gebruik je toestemming alleen als rechtsgrond voor niet essentiële toepassingen, zoals de foto’s van de excursie.

Het registreren van toestemming is vaak nog wel te doen in het SIS, de echte uitdaging zit hem in de naleving ervan door de onderwijsteams. Daarom bij deze nog eens benadrukt om zeer terughoudend om te gaan met toestemming als rechtsgrond.

Ja, dat mag, zolang dit materiaal uitsluitend intern gebruikt wordt, voor opleidings- en coachingsdoelen van een docent in opleiding. De beelden worden gebruikt om terug te kijken en te evalueren hoe de docent in opleiding of stagiair les geeft. De beelden mogen niet voor andere doeleinden worden gebruikt.

De grondslag is een gerechtvaardigd belang: de Hogeschool heeft er een belang bij dat de opname wordt gemaakt om de stagiair of de docent in opleiding te coachen en/of te beoordelen. Het is wel belangrijk om de mbo-studenten te melden dat er opnames worden gemaakt voor dit doel.

Vergewis je ervan dat de beelden niet worden gedeeld, veilig worden opgeslagen en worden verwijderd als ze niet langer nodig zijn.

Het gaat hier bijvoorbeeld om een beperking als dyslexie of een belemmerende thuissituatie. Het verwerken van bijzondere- en gevoelige persoonsgegevens is aan strenge eisen gebonden. De (uitvoerings)wet AVG geeft met name onderwijsinstellingen de mogelijkheid om bijzondere persoonsgegevens die nodig zijn voor een goede begeleiding te verwerken. De voorwaarden zijn dat dit gebeurt met toestemming van de studenten en dat deze gegevens echt noodzakelijk zijn voor zijn studieloopbaan. Verder is het belangrijk dat de zichtbaarheid ervan is beperkt tot die medewerkers die deze nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Zo kan de beperking dyslexie worden gedeeld met de docent Nederlands, zodat deze er in de taallessen op in kan spelen. De overige docenten hoeven alleen de maatregel te kennen: extra toets- en examentijd bijvoorbeeld.

Bij de intake worden vaak meer gegevens gevraagd dan strikt noodzakelijk voor een goed plaatsingsadvies. Vragen naar bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens is niet toegestaan. Dergelijke vragen kunnen intimiderend overkomen en de student kan daarbij een verplichting voelen om te antwoorden. In plaats van vragen kun je beter informeren. Voorbeeld: ‘als je straks stage gaat lopen of aan het werk gaat moet je een VOG aanvragen: voorzie je daar problemen?’ Of: ‘realiseer je je dat je als verzorgende veel moet tillen?’ Alle vragen die je wilt stellen in het kader van een passende begeleiding kunnen (en moeten dus) op een later moment, nadat de student is geplaatst.