18 oktober 2012

Voortgang Digitaal Inschrijven MBO

Na de proof of concept heeft OCW in augustus 2012 DUO opdracht gegeven om de services voor het hergebruik van de gegevens uit BRON door de instellingen gedurende het aanmeldproces te realiseren. DUO heeft een planning afgegeven waarin de definitieve oplevering in februari 2013 staat. Tevens is opdracht gegeven aan de projectgroep om de oplossing (met name het tekenen van de OOK met DigiD) verder uit te werken en een planning te maken zodanig dat vóór het studiejaar 2013–2014 de inschrijving met de nieuwe oplossing kan plaatsvinden.

Achtergrond

In de periode september 2011 – juni 2012 heeft het ‘Proof of Concept Digitaal Inschrijven MBO’ plaatsgevonden met als doel het ontwikkelen van een gedigitaliseerd inschrijfproces.
Het project is uitgevoerd onder aansturing van saMBO-ICT/MBO Raad en DUO in opdracht van het Samenwerkingsplatform Informatievoorziening Onderwijs (SION). Bij het project zijn 6 MBO instellingen nauw betrokken geweest. Het project is afgesloten met een werkend Proof of Concept van het eerste deel van het gedigitaliseerde inschrijfproces. Per juli 2012 is het vervolgproject gestart met als doel het opleveren van een voor productie geschikt digitaal inschrijfproces.

Mogelijke verbeteringen inschrijfproces

Het huidige proces van aanmelden en inschrijven in het MBO kan op een aantal punten verbeterd worden qua efficiëntie en betrouwbaarheid van de gegevens. Uit de informatieanalyse die is uitgevoerd met vertegenwoordigers van de instellingen, saMBO-ICT en DUO zijn de volgende de volgende verbeteringen, met een substantiële opbrengst in termen van kostenverlaging, geïdentificeerd:
1. Hergebruik de gegevens van BRON
a. Bij de eerste aanmelding (NAW en vooropleidinggegevens)
b. Gedurende de aanmelding (diplomagegevens)
2. De deelnemer tekent de Onderwijsovereenkomst via DigiD zodat geen fysieke OOK meer nodig is.

Stand van zaken in oktober 2012

Na de proof of concept heeft OCW in augustus 2012 op basis van de resultaten DUO opdracht gegeven om de services voor het hergebruik van de gegevens door de instellingen uit BRON gedurende het aanmeldproces te realiseren.
DUO heeft een planning afgegeven waarin de definitieve oplevering in februari 2013 is gepland. Vanaf november 2012 vinden ketentesten met de pakketten plaats.
Tevens is opdracht gegeven aan de projectgroep om de oplossing (met name het tekenen van de OOK met DigiD) verder uit te werken en een planning te maken zodanig dat vóór het studiejaar 2013–2014 de inschrijving met de nieuwe oplossing kan plaatsvinden.
OCW is op basis van een notitie vanuit het project gestart met het invullen van de juridische voorwaarden. De belangrijkste is het formeel gelijkstellen van de DigiD ‘handtekening’ met een fysieke handtekening.
In september/oktober 2012 is veel overleg gevoerd met de leveranciers van de pakketten om met hen te verkennen wanneer en hoe de noodzakelijke aanpassingen gerealiseerd kunnen worden. Gezien de volle ontwikkelagenda’s is het een uitdaging om deze aanpassingen tijdig (dus voor maart 2013) te realiseren.

Bouwstenen van de oplossing

De bouwstenen die maximaal bijdragen aan de efficiëntie van het inschrijfproces zijn:
1. Uitwisseling van gegevens met DUO:
a. van op het moment van aanmelden bij DUO beschikbare gegevens (NAW, vooropleiding);
b. van later bij DUO beschikbare gegevens (diploma)
2. Tekenen van het OOK middels DigiD;

De bouwstenen worden ondersteund middels twee koppelingen (1a en b) met DUO en koppeling van het SIS (Student InformatieSysteem) van de instelling met DigiD (2). Beide bouwstenen kunnen onafhankelijk van elkaar worden ontwikkeld en in gebruik worden genomen.

SIS = Student InformatieSysteem (of: deelnemersregistratiesysteem)
DAF = digitaal aanmeld formulier

Van ontwerp naar gebruik: uitwisseling met DUO (1a en b)

Om de uitwisseling tussen BRON en het SIS mogelijk te maken, ontwikkelt DUO de benodigde services, inclusief de identificatie met DigiD.
Aan de zijde van de instellingen dient het DAF aangepast te worden zodat de student vanuit het DAF kan klikken op de link naar DigiD/DUO. Het SIS dient aangepast te worden zodat de gegevens vanuit DUO ingelezen kunnen worden in het SIS. Indien het DAF een module van het SIS is, kan alles door de SIS leverancier worden aangepast.
Nadat zowel DUO als het gebruikte SIS/DAF is aangepast, kunnen ketentests plaatsvinden. Na een goed verlopen test, kan de uitwisseling in productie worden genomen.

Van ontwerp naar gebruik: ondertekenen OOK met DigiD (2)

Voor het ondertekenen van de OOK is geen bijdrage van DUO nodig. De instelling dient zelf (al dan niet via de leverancier) een DigiD aansluiting aan te vragen en te installeren. Indien het gebruikte SIS wordt gehost, dan wordt de aansluiting door de leverancier geïnstalleerd.
Voor het ondertekenen van de OOK en het op een juiste manier in het SIS vastleggen van de ‘ondertekening’ is een aanpassing in het SIS nodig. Hoe deze aanpassing vorm krijgt, is in eerste instantie aan de leverancier van het SIS. Het project kan hierbij ondersteuning bieden.