Nieuwe selectielijst voor het mbo
In het kader van de archiefwet hebben overheidsinstellingen – en dus ook scholen – de opdracht om belangrijke documenten te bewaren. Welke documenten scholen moeten bewaren en hoe lang heeft het ministerie van OCW vastgelegd in de zogenoemde selectielijst. Eind 2015 is gestart met het vaststellen van een nieuwe selectielijst voor het mbo door een werkgroep vanuit de FSR (Facilitair Samenwerkingsverband roc’s, aoc’s en vakscholen) waarin ook saMBO-ICT heeft geparticipeerd. Na enige vertraging bij het Nationaal Archief (die we zinvol hebben benut door het organiseren van expert meetings met experts vanuit de instellingen wat de kwaliteit en reikwijdte ten goede is gekomen) is dit traject afgerond en treedt vanaf 1 augustus de nieuwe selectielijst in werking. De oude selectielijst blijft van toepassing op documenten die zijn ontstaan tussen 1996 en 31 juli 2017.
De nieuwe selectielijst beperkt zich uitsluitend tot documenten die voortkomen uit de openbare gezagtaken van mbo-scholen. Dat zijn er twee: de afgifte van een getuigschrift en het verlenen van een vrijstelling (hoogstens 10 dagen per schooljaar) op grond van de leerplichtwet. Voor documenten die voortkomen uit alle overige taken is een model documentair structuurplan (DSP) opgesteld.
Met behulp van het DSP kunnen mbo-scholen bepalen hoe lang zij hun documenten moeten of mogen bewaren. Het DSP somt de belangrijkste en meest voorkomende documenten binnen mbo-scholen op en noemt de wettelijke bewaar- en vernietigingstermijnen van die documenten. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen digitaal en fysiek (papier). De bewaar- en vernietigingstermijnen zijn van toepassing op beide varianten. Met betrekking tot digitale documenten zijn er inmiddels al vervolgstappen gezet richting een Functioneel Ontwerp. Vanuit saMBO-ICT is er al een aantal presentaties gegeven over dit traject, is er aansluiting gezocht bij het netwerk informatiebeveiliging en privacy en zijn er al verkennende gesprekken geweest met leveranciers van kernregistratie systemen in het mbo.
Het DSP helpt medewerkers binnen scholen die zich bezighouden met archivering en informatiemanagement. Meer informatie over de nieuwe selectielijst staat in de inleiding en leeswijzer bij het DSP die u kunt downloaden door te klikken op de volgende link:
Model documentair structuurplan mbo