Veel gestelde vragen RIO

Er wordt in het RIO-register niet gekeken naar licenties of inschrijvingen. Op een aangeboden opleiding zit alleen een plausibiliteitscontrole. Hiermee wordt gecontroleerd of de opleiding wel bestaat tijdens de periode van de Aangeboden opleiding.

Het is de bedoeling dat KiesMBO vanaf januari 2020 de informatie bevraagd vanuit RIO. In KiesMBO kunnen dezelfde RIO gegevens als in Centraal aanmelden getoond worden. Welke gegevens precies getoond gaan worden, is echter nog niet bekend.

Een Aangeboden opleiding is per definitie per locatie, dus dan is het cohort per locatie anders in te vullen.

Binnen RIO wordt het mogelijk om een aangeboden opleiding voor ODT (Overige deeltijd onderwijs) te registreren. Momenteel is ODT niet in scope van Centraal aanmelden. De doelgroep voor Centraal aanmelden is gedefinieerd als aspirant-studenten die zich willen aanmelden voor een diplomagerichte opleiding (mbo en vavo).

Op hoofdlijnen is de planning voor mbo en vavo als volgt:

Meer gedetailleerd staat de planning voor mbo en vavo in dit plaatje.

Algemene inhoudelijke informatie over RIO is te vinden op twee plaatsen:

• Op de site van Edustandaard. Hier staan de officiële RIO modellen.
• Op de site rio-onderwijs.nl. Hier staat inhoudelijk uitgelegd wat RIO is, dus wat is een Onderwijsaanbieder en wanneer spreken we van een Onderwijslocatie, etc.

Informatie met betrekkening tot het RIO project in het mbo en vavo en inhoudelijke informatie die specifiek voor het mbo en vavo is, staat op de projectpagina RIO van de saMBO-ICT site. Hier staan onder andere:

• De officiële brief van OCW aan de Colleges van Bestuur
• Het Implementatieplan en de planning
• De Modelleerhandleiding
• Het Programma van Eisen
• De invoerscenario’s voor BRON mbo en BRON vavo
• Etcetera.

In de Veldtest wordt getest:
– de koppeling tussen SIS en RIO-register (M2M);
– het portaal van het RIO-register (H2M);
– RIO in de koppeling tussen SIS en BRON.
Voor de eerste twee wordt productiedata gebruikt. Voor de laatste alleen testdata.

Op hoofdlijnen is de planning voor mbo en vavo als volgt:

Meer gedetailleerd staat de planning voor mbo en vavo in dit plaatje.

In tegenstelling tot wat er in de informatiebijeenkomst is toegelicht, bevat ook de OBO voor vavo geen onderwijsaanbieder en onderwijslocatie. Dus het is al gelijk aan het MBO.

De aanlevering met terugwerkende kracht is niet verplicht voor VAVO, maar wel toegestaan.

Voor VAVO geldt: Inschrijvingsperiodes met een datum begin op of na 1 maart 2020 moeten een onderwijsaanbieder en onderwijslocatie bevatten. Resultaten vanaf examenregime 2020 moeten een onderwijsaanbieder bevatten.

Het gaat om de studenten die staan ingeschreven op of na 1-8-2019. Dus ook de studenten die nu niet meer zijn ingeschreven, maar wel op 1-8-2019.

Binnen RIO wordt het mogelijk om een aangeboden opleiding voor ODT (Overige deeltijd onderwijs) te registreren. Momenteel is ODT niet in scope van Centraal aanmelden. De doelgroep voor Centraal aanmelden is gedefinieerd als aspirant-studenten die zich willen aanmelden voor een diplomagerichte opleiding (mbo en vavo).

Communicatiecontexten kunnen niet aan onderwijslocatie gehangen worden. Wel is er een workaround bedacht, namelijk dat er meerdere contactpunten per onderwijsaanbieder (bijvoorbeeld per locatie of afdeling) geregistreerd kunnen worden.

Dit is bedoeld voor het VO en betreft een groepering van Onderwijsaanbieders die gezamenlijk naar buiten willen treden. Het gegevensobject wordt niet in het mbo en vavo gebruikt.

BRIN/BRIN6 wordt niet afgeschaft, want dat blijft relevant voor bekostiging. Wel ligt het voor de hand dat op termijn steeds vaker onderwijslocatie wordt gebruikt voor zaken waarvoor nu BRIN6 wordt gebruikt. Dit moet nog nader onderzocht en besproken worden.

Voor het registreren van een gemeenschappelijke onderwijsaanbieder in RIO is het van belang dat:

1. U de Onderwijsaanbieder koppelt aan het Bevoegde gezag van beide instellingen in RIO;
2. U onderling afspraken maakt over welk Bevoegd Gezag de Onderwijsaanbieder vastlegt in het SIS en uitwisselt met RIO en BRON.

Hieronder worden de stappen verder toegelicht.

1. Onderwijsaanbieder koppelen aan het Bevoegd Gezag
   Als de Onderwijsaanbieder betrekking heeft op een Samenwerkingscollege zoals bedoeld in de WEB, dan wordt de Onderwijsaanbieder door DUO geregistreerd en gekoppeld aan het Bevoegd gezag van beide instellingen.
   Als dit niet het geval is dan kunt u vanuit het SIS van een van beide instellingen een Onderwijsaanbieder aanmaken en uitwisselen met RIO. U krijgt dan een Onderwijsaanbiederscode teruggeleverd. Vervolgens moet u in het RIO portaal inloggen, om deze Onderwijsaanbieder ook te koppelen aan het bevoegd gezag van de andere instelling.
2. Onderwijsaanbieder vastleggen in het SIS en uitwisselen met RIO en BRON
   Als er vanuit het SIS uitgewisseld moet worden met RIO (M2M) en de betreffende Onderwijsaanbieder is niet aangemaakt vanuit dit SIS, dan moet deze met dezelfde Onderwijsaanbiederscode alsnog handmatig vastgelegd worden in het SIS.
   Over de uitwisseling van de Onderwijsaanbieder met RIO vanuit meerdere SIS-en moeten onderling goede afspraken gemaakt worden, want anders kunnen gegevens van de betreffende Onderwijsaanbieder door het SIS van de andere instelling overschreven worden.
   Als het SIS de Onderwijsaanbieder niet uitwisselt met RIO, maar wel de inschrijvingen van deze Onderwijsaanbieder met BRON uitwisselt, dan moet deze ook dezelfde Onderwijsaanbiederscode bevatten.
   Bovenstaande is een zeer vereenvoudigde weergave van de aspecten die spelen. Het is daarom van belang om de voor uw instelling gewenste inrichting en oplossing te bespreken met de andere instelling en leverancier.
   In onderstaande figuren is een stappenplan weergegeven voor zowel een Samenwerkingscollege (conform WEB) als overige samenwerkingsvormen.

Registratie Samenwerkingscolleges (WEB)

Registratie overige samenwerkingsvormen m.u.v. samenwerkingscollege

BRIN/BRIN6 wordt niet afgeschaft, want dat blijft relevant voor bekostiging. Wel ligt het voor de hand dat op termijn steeds vaker onderwijslocatie wordt gebruikt voor zaken waarvoor nu BRIN6 wordt gebruikt. Dit moet nog nader onderzocht en besproken worden.

Communicatiecontexten kunnen niet aan onderwijslocatie gehangen worden. Wel is er een workaround bedacht, namelijk dat er meerdere contactpunten per onderwijsaanbieder (bijvoorbeeld per locatie of afdeling) geregistreerd kunnen worden.

Hier zit inderdaad een verschil tussen VO en MBO. Bij VO komt de BRIN6 bij onderwijslocatie te staan vanwege de Vestigingserkenning. In MBO wordt BRIN6 bij RIO niet gebruikt. DUO gaf van de week in de werkgroep aan dat ze BRIN6 voor MBO van einddatums gaan voorzien, dus dan bestaan die daar ook zelfs niet meer.

Het is de bedoeling dat KiesMBO vanaf januari 2020 de informatie bevraagd vanuit RIO. In KiesMBO kunnen dezelfde RIO gegevens als in Centraal aanmelden getoond worden. Welke gegevens precies getoond gaan worden, is echter nog niet bekend.

Voor het opvragen van alle contactgegevens van een bepaald type voor een set onderwijsaanbieders, is in principe open data (communicatiecontexten Algemeen en Centraal aanmelden) of een
specifieke levering (overige communicatiecontexten) voorzien. Daarnaast is het plan om een downloadbestand beschikbaar te stellen voor de beheerder van een instelling.

Nee, er vindt geen Google indexering plaats op RIO.

Het is de bedoeling dat RIO via DUO open data ontsloten wordt, dus publiek beschikbaar is voor iedereen die dit wil gebruiken. Een uitzondering hierop zijn de communicatiecontexten, die alleen beschikbaar zijn voor de afnemer waarvoor ze gedefinieerd zijn.

Ja, dat mag en kan.

Let ten eerste op dat beide SIS-en (MBO EN VAVO) tijdig hun BRON-koppeling aangepast hebben, zodat ook de benodigde RIO velden Onderwijsaanbieder en Onderwijslocatie aan BRON geleverd kunnen worden.

Vervolgens is belangrijk dat het RIO-register voor beide sectoren goed gevuld wordt. Dat is niet met een enkele zin af te doen, omdat de situatie per instelling verschilt en ook de mogelijkheden die de leveranciers aanbieden verschillen. Kijk daarvoor dus goed naar het applicatielandschap en overleg met beide leveranciers wat de mogelijkheden zijn. Op hoofdlijnen zijn er drie aanpakken:

1. Er wordt door het MBO SIS voor zowel MBO als VAVO aan het RIO-register geleverd (M2M) en het VAVO SIS neemt de codes, die van het RIO-register ontvangen worden, handmatig over. Dit is vooral een goed bruikbare oplossing als VAVO door een Onderwijsaanbieder op een Onderwijslocatie gegeven wordt die ook MBO aanbiedt.
2. Er wordt door beide SIS-en (MBO en VAVO) aan het RIO-register geleverd (M2M). Dit is vooral een goed bruikbare oplossing als voor VAVO een aparte Onderwijsaanbieder wordt gedefinieerd. Belangrijk bij deze oplossing is dat er geen overlappende informatie aan het RIO-register geleverd wordt, want dan overschrijven deze elkaar. Dat is bijvoorbeeld het geval als MBO en VAVO op dezelfde locatie gegeven wordt, bij de registratie van locatiegebruik.
3. Dit is een variant op 2, maar toch weer net even anders. Er wordt door één van beide SIS-en (MBO) aan het RIO-register geleverd en voor VAVO wordt het RIO-register via het RIO-portaal gevuld en worden de codes handmatig overgenomen in het VAVO SIS. Dit is vooral een goed bruikbare oplossing als voor VAVO een aparte Onderwijsaanbieder wordt gedefinieerd. Belangrijk bij deze oplossing is dat er geen overlappende informatie aan het RIO-register geleverd wordt, want dan overschrijven deze elkaar. Dat is bijvoorbeeld het geval als MBO en VAVO op dezelfde locatie gegeven wordt, bij de registratie van locatiegebruik. Ook moet in dit geval goed opgelet worden hoe de autorisaties voor het RIO-portaal ingericht worden, want het moet niet mogelijk zijn dat de vanuit het MBO SIS geleverde gegevens in het RIO-portaal handmatig gewijzigd worden, want dan ontstaan er verschillen tussen het MBO SIS en het RIO-register en dat is absoluut ongewenst.

Bovenstaande is een zeer vereenvoudigde weergave van de aspecten die spelen. In bovenstaande worden bijvoorbeeld alleen de Onderwijsaanbieders en Onderwijslocaties genoemd en niet de Onderwijslocatie en Aangeboden opleiding. Het is denkbaar dat voor Onderwijsaanbieder en Onderwijslocatie een andere oplossing wordt gekozen dan voor Aangeboden opleiding. Het is daarom echt van belang om de voor uw instelling gewenste inrichting en oplossing te bespreken met beide leveranciers.

De aanlevering met terugwerkende kracht is niet verplicht voor VAVO, maar wel toegestaan.

Voor VAVO geldt: Inschrijvingsperiodes met een datum begin op of na 1 maart 2020 moeten een onderwijsaanbieder en onderwijslocatie bevatten. Resultaten vanaf examenregime 2020 moeten een onderwijsaanbieder bevatten.

In de Veldtest wordt getest:
– de koppeling tussen SIS en RIO-register (M2M);
– het portaal van het RIO-register (H2M);
– RIO in de koppeling tussen SIS en BRON.
Voor de eerste twee wordt productiedata gebruikt. Voor de laatste alleen testdata.

Algemeen

De wijzigingen voor Verzuim in het kader van RIO worden op 1-2-2020 geïmplementeerd.

Verzuimmelding

• Bij het vastleggen van een verzuimmelding moet door de melder worden aangegeven voor welke Onderwijsaanbieder (OA) en Onderwijslocatie (OL) het verzuim wordt geregistreerd. Dit doet hij door de Onderwijsaanbieder-code en de Onderwijslocatie-code, die horen bij de inschrijving, in te vullen in verzuimloket (GUI) of mee te zenden in het bericht (M2M). Vanaf 1-2-2020 kan alleen een verzuimmelding worden vastgelegd als de OA- en OL-code bekend zijn en worden ingevuld/meegezonden.
• Voor het verzuimloket (GUI) worden a.d.h.v. de OA- en OL-code aanvullende gegevens uit RIO gehaald en getoond op de schermen. Hiervoor moet de verzuimapplicatie worden aangesloten op het Gegevensmagazijn van RIO.
• Bij het doorsturen van de verzuimmelding naar de gemeente worden de volgende gegevens vermeld: OA-code en OL-code (zoals vastgelegd door de school), naam Onderwijsaanbieder, postcode en huisnummer van de Onderwijslocatie (toegevoegd vanuit RIO).
• De locatiecodeBVE wordt niet meer gebruikt, deze wordt niet terug gemeld in de verzuimmelding.
• Voor de verzuimmelding wordt géén gebruik gemaakt van de communicatie-context uit RIO. De communicatiecontext verzuim uit RIO heeft geen betrekking op individuele gevallen, maar gelden voor grotere groepen of een bepaald onderwerp. Bij de verzuimmelding wordt, net als in de huidige situatie de contactpersoon door de school vastgelegd. Dit betekent dat voor iedere leerling een naam, email en telefoonnummer van de contactpersoon bekend is.

Rapportages naar scholen en gemeenten

• In de rapportages op leerling niveau wordt de OA-code, OL-code, naam Onderwijsaanbieder, postcode en huisnummer van de Onderwijslocatie terug gemeld, als deze bekend zijn. Dit geldt alleen voor vo- en mbo-leerlingen. Voor PO en voor jongeren waarvoor (nog) geen OA en OL bekend is, worden de ‘oude gegevens’ zoals deze in de huidige situatie worden gebruikt, terug gemeld.
• De locatiecodeBVE wordt niet meer gebruikt, deze wordt niet terug gemeld op de rapportages.
• In de rapportages op leerling niveau zal als de Onderwijsaanbieder bekend is, de communicatiecontext verzuim worden terug gemeld, mits deze communicatiecontext vastgelegd is. In dat geval worden de afdeling, het emailadres en telefoonnummer, als dit bekend is, terug gemeld. Als de Onderwijsaanbieder niet bekend is, dan wordt nagegaan of de communicatiecontext verzuim bij het Onderwijsbestuur is vastgelegd. Zo nee dan wordt het algemene adres van de school terug gemeld.

Verwachte gevolgen

RIO in BRON-MBO gaat op 31-12-2019 naar productie. De verwachting is dat de mbo-instellingen, vanaf het moment dat zij aangesloten zijn, de inschrijfperiode vanaf 1-8-19 met terugwerkende kracht gaan aanpassen (de OA en OL worden toegevoegd). Verzuim is in januari 2020 nog niet over op RIO. Hierdoor zal vooral de RMC-gegevenslevering aan gemeenten van deze maand groter zijn dan normaal. Voor de overige rapportages worden geen problemen verwacht.

Op hoofdlijnen is de planning voor mbo en vavo als volgt:

Meer gedetailleerd staat de planning voor mbo en vavo in dit plaatje.

Ja, onderwijsaanbieder en onderwijslocatie worden ook opgenomen in de VSV bestanden.