Digitalisering in het mbo: van spaghetti naar standaardisatie
MBO Digitaal wordt bij het uniformeren van koppelingen tussen SIS, Toets planning en logistiek en Toets afname systemen in het mbo ondersteund door management- en adviesbureau Arlande. Centraal in het project staat het realiseren van standaarden voor het hele mbo, zodat scholen niet steeds opnieuw het wiel hoeven uit te vinden en IT-leveranciers niet verstrikt raken in een wirwar aan koppelingen.
Het mbo digitaliseert in hoog tempo. Dat brengt vele voordelen met zich mee, maar ook de nodige uitdagingen. Een zo’n uitdaging ontstond doordat scholen tot nu toe vooral individueel te werk gingen, waardoor er nauwelijks samenhang was in hun digitaliseringsinspanningen. ‘Door de jaren heen is er een spaghetti aan koppelingen ontstaan’, schetst programmamanager Hans Swart. ‘Leveranciers worden door individuele mbo-scholen steeds weer gevraagd nieuwe ontwikkelingen te realiseren, waardoor in zowel de technische realisatie als het proces geen standaardisatie wordt gevormd tussen mbo-scholen en leveranciers voor de hele mbo-sector.’
Het gebrek aan sectorbrede samenwerking zorgt er niet alleen voor dat mbo-instellingen niet van elkaar leren, maar ook dat leveranciers voortdurend complex maatwerk moeten leveren – een situatie die op de lange termijn niet houdbaar is, zo stelt Swart. ‘Leveranciers wensen al jaren dat het mbo komt met een eenduidige functionele vraag’, legt hij uit. ‘Als we niets doen, komt de digitalisering in het mbo-onderwijs heel versnipperd op gang.’
Koppelingen creëren
In 2021 begon MBO Digitaal met het Netwerk Examinering en Digitalisering. In het programma werken mbo-scholen, leveranciers en kennispartners samen om digitalisering en uniformering te bevorderen en koppelingen te creëren tussen diverse systemen ter ondersteuning van het examenproces. Vanuit Arlande draagt Ruud Martin bij aan het deelproject OKE* (Onderwijs Koppelingen Examinering). Als projectleider ondersteunt en adviseert hij het team. ‘Het doel is om een eenduidige manier van werken te realiseren voor het digitaal uitwisselen van resultaten vanuit afnamesystemen naar het SIS. En dit voor alle mbo-scholen in Nederland’, legt Martin uit. ‘De wens is een eenvoudige maar complete koppeling bouwen, waardoor iedere mbo-school binnen examinering efficiënter kan werken. Door onderlinge processen en systemen op een uniforme manier aan elkaar te verbinden hoeft niet iedere mbo-school het wiel opnieuw uit te vinden.’
Duidelijke structuur
In een eerste inventarisatie onderzocht het projectteam onder meer welke koppelvlakken er al zijn. Martin: ‘Zo konden we op basis van een systeem- en informatiearchitectuur een standaard opstellen. Geen waslijst meer van uitzonderingen, maar een duidelijke structuur en organisatie rondom het digitaal vaststellen van resultaten binnen mbo-scholen.’ Onder uitvoering van drie pilots staat het team momenteel op het punt om een werkbare oplossing te leveren. ‘Op basis daarvan kunnen alle leveranciers, die zich richten op software rondom de digitalisering van examinering, aan de slag en zullen wij de implementatiefase binnen scholen aanzwengelen’, geeft Martin aan. Dit moet eind dit jaar gereed zijn voor diverse combinaties van studentinformatie, toetsplanning en logistieke en toetsafnamesystemen.
Meer tijd voor onderwijs
Daarmee begint de laatste stap richting het doel – zorgen dat digitalisering niet tot extra kopzorgen leidt, maar echt bijdraagt aan waar het uiteindelijk allemaal om gaat: beter onderwijs. ‘Door digitaal, efficiënter en effectiever te werken kunnen we onze kennis- én arbeidsproductiviteit verhogen en kunnen docenten meer tijd besteden aan het primair proces’, aldus Swart. ‘De mogelijkheden voor administratieverlichting zijn ongekend’, voegt Martin toe. ‘Denk aan het standaardiseren van leveranciersmanagement, service level agreements en verwerkingsovereenkomsten, privacy en wetgeving. Er zijn enorme winsten mogelijk, die ervoor kunnen zorgen dat docenten weer toekomen aan dat waar ze van houden: lesgeven en begeleiding van studenten.’
Dit artikel verscheen op 22 november 2023 op consultancy.nl de website van Arlande.
*De OKE-pilot en de andere ontwikkelingen en activiteiten binnen het NED worden uitgevoerd vanuit de programmaonderdelen ‘Wendbaar georganiseerd onderwijs’ en ‘ICT-infrastructuur’ van het landelijke Groeifondsprogramma Npuls waarin mbo, hbo en wo samenwerken aan dezelfde doelen: verbeteren van de kwaliteit van onderwijs, wendbaarheid en digitale vaardigheden van docenten en lerenden.