‘Digitaal examineren scheelt al gauw 125 fte aan handwerk’
Tekst: Martijn van der Ven
We treffen drie NED’ers Hans Swart, Nelleke Lafeber en Ellen Hoegen Dijkhof tijdens een netwerkbijeenkomst. De stemming is optimistisch. “Digitalisering biedt geweldige kansen voor goed onderwijs en studentenbegeleiding op maat.”
Digitaal examineren ‘inpassen in de processen’, dat klinkt best abstract en complex, is dat het ook?
“Ja eigenlijk wel, zeker als je weet dat er bijvoorbeeld 70 examenleveranciers zijn”, zegt programmamanager Hans. Ellen, beleidsadviseur Onderwijs & Ontwikkeling en Hoofd Examenorganisatie bij MBO Amersfoort, vult aan: “Examens worden steeds vaker digitaal. Mbo-scholen kopen ze in bij al deze verschillende leveranciers, die op hun beurt weer gebruikmaken van verschillende platforms. Binnen de scholen zijn meerdere examenexperts, docententeams en informatiemanagers verantwoordelijk voor de inrichting van digitaal examineren. Dit levert talloze communicatielijnen en werkwijzen op, dus je begrijpt hoe complex het vraagstuk is.”
Meer tijd voor goed onderwijs
Het NED is ervan overtuigd dat digitalisering van toetsen en examens gaat zorgen voor meer kwaliteit en een efficiëntere manier van werken. Want tassen vol examenformulieren en handmatige verwerking van cijfers in de avonduren zijn, los van het risico op verlies en fouten, simpelweg niet meer van deze tijd. Hans: “Een snelle rekensom leert dat digitale examinering een besparing op kan leveren van zo’n 125 fte per jaar voor heel Nederland! Alle mbo-scholen tikken namelijk jaarlijks tweeënhalf miljoen toetsresultaten in, à 5 minuten per invoer. Tijd die je natuurlijk liever steekt in goed onderwijs en begeleiding op maat van studenten.” Nelleke, vanuit haar werk als beleidsadviseur bij de MBO Raad betrokken bij het netwerk, benadrukt dat het NED niet is opgericht om digitalisering an sich te promoten. “Feit is dat de hele wereld te maken heeft met digitalisering. Leveranciers en studenten ook. We merkten dat scholen daardoor tegen knelpunten aanlopen. Niet alleen omdat systemen niet met elkaar ‘praten’, maar ook omdat er bijvoorbeeld veel onduidelijk is rondom wet- en regelgeving en de AVG.”
“Er komen veranderingen aan die het beleid, processen en de organisatie van elke mbo-school raken”
Eén oplossing van Sittard tot Leeuwarden
Binnen het netwerk zijn vier werkgroepen aan de slag gegaan met urgente thema’s, waaronder de standaardisering van inkoop en de integratie van bij examinering betrokken systemen. De koppeling van systemen is in een pilot gegoten met de titel Onderwijskoppeling en Examinering (OKE). Hans legt uit waarom: “57 mbo-scholen met gemiddeld 80 onderwijsteams per school deden voorheen zaken met tientallen contentmakers. Dat ging analoog, eerst via papieren examens die in enveloppen naar de scholen kwamen. Later werden de benodigde aantallen vanaf een website geprint bij de leverancier. Tot de digitalisering steeds verder ontwikkelde. Nu praten scholen ineens met applicatiebeheerders van platforms en gaat het over Service Level Agreements, functioneel beheer en rollen en rechten. Onderwijsteams hebben die kennis niet. Het NED wil daarom standaardiseren en één oplossing voor zowel examenleveranciers als scholen gaan bieden, van Sittard tot Leeuwarden. Naar deze visie werken we toe, want de tijd is er rijp voor. Er komen dus veranderingen aan die het beleid, processen en de organisatie van elke mbo-school raken. Dat is het eerlijke verhaal.”
Ruimte voor maatwerk
Het NED is een verbindend netwerk tussen allerlei partijen en is daar – naar eigen zeggen – succesvol in. Hans: “We hebben goed contact met de vereniging ExSamen en veel van hun leden – de individuele examenleveranciers – en ook met de examenapplicatieleveranciers. Het NED werkt in opdracht van en voor de mbo-scholen. Concrete voorbeelden zijn het project OKE (koppelingen) en de gezamenlijke visie die we opstellen ten aanzien van digitaal examineren voor de mbo-sector.”
Het is volgens het NED pure noodzaak dat scholen, contentleveranciers en platformbeheerders intensief gaan samenwerken, want het systeem loopt vast. Hans: “Als het aan het NED ligt, werken we straks gestandaardiseerd, zoals nu al gebeurt bij de MORA, de referentiearchitectuur voor het mbo. Dat is best spannend, want het is de eerste keer dat we op deze schaal gaan samenwerken.” Maar betekent standaardisering automatisch dat er straks geen ruimte is voor maatwerk? Integendeel, zegt Ellen. “Het blijft gewoon mogelijk om op verschillende manieren, in verschillende vormen te examineren. Binnen de kaders is er ruimte.”
Standaard, tenzij
Vrijheid binnen kaders. Hoe ziet Ellen dat voor zich? “Op steeds meer mbo-scholen spreken we al over ‘standaard, tenzij’ en gelden er uniforme processen. Maar ook al spreek je processen prachtig af met elkaar, het heeft weinig waarde als er op lagere niveaus toch autonoom wordt gewerkt. Koudwatervrees speelt zeker mee. We zullen daarom toe moeten naar een cultuur waarop we elkaar binnen scholen en daarbuiten aan durven spreken. Juist omdat we samen profijt hebben van gestandaardiseerd werken.” Het onbekende maakt dus dat niet iedereen bij digitalisering op de tafel staat te dansen. “Daar komt bij dat docenten soms onzeker zijn of ze het wel goed doen”, vult Hans aan. “Er zijn collega’s die digitalisering eng vinden. Die ongemakkelijk worden van het idee dat straks alles wat ze doen zichtbaar is in systemen. Of die het opgeven van een stuk autonomie niet zien zitten.”
“De kracht van het NED is dat we collectieve afspraken maken. Daar doe je als individuele mbo-school je voordeel mee”
Nieuwe kansen
Digitalisering biedt vooral nieuwe kansen, stelt het NED. De administratieve lasten gaan fors naar beneden, want als koppelingen tussen verschillende systemen goed functioneren kan veel handwerk verdwijnen. Ook docenten profiteren daarvan. Hans: “Denk aan snellere afhandeling van examenresultaten en dossierstukken in de systemen. Opslag vindt straks digitaal plaats in een beperkt aantal systemen in plaats van op meerdere fysieke plekken in diverse dossierkasten. En het wordt makkelijker om tijd- en plaatsonafhankelijk te examineren. Nu nog moeten studenten telkens op verschillende manieren inloggen. En juist dat gaat vaak mis, ook bij docenten en surveillanten. Een ander voordeel is dat een student met een beperking straks automatisch de juiste toets krijgt. En last but not least: de mbo-scholen kunnen in samenwerking met examenleveranciers en examenplatforms komen tot uniforme voorwaarden en eenduidige verwerkingsovereenkomsten.
Seinen staan op groen
Het NED is optimistisch over de afspraken die er tussen mbo-scholen, examenleveranciers en platformbeheerders gemaakt kunnen worden. Hans: “In tegenstelling tot pakweg vijf jaar geleden hebben we nu het momentum te pakken. De scholen zijn via de vereniging MBO Raad aan boord en de landelijke overheid steunt ons met een realistisch budget. Denken in standaarden is gemeengoed geworden. De techniek is er klaar voor en de bereidheid van partijen is groot. Uiteindelijk zal de praktijk uitwijzen of de afspraken werkbaar zijn. Daarom zijn we met vijf scholen de pilot OKE gestart. Twee applicatieleveranciers bouwen nu aan koppelingen voor deze scholen. Die zouden daarna door de andere 52 mbo-scholen, maar ook door collega-onderwijsinstellingen in het hbo en wo, kunnen worden overgenomen. Tel uit je tijdwinst. Rond de zomer verwachten we de eerste gebouwde en geteste koppelvlakken op te leveren, en vanaf de herfstvakantie kunnen we hoogstwaarschijnlijk al koppelingen implementeren.” De kracht van het NED is dat we collectieve afspraken maken. Daar doe je als individuele mbo-school je voordeel mee.”
* Het netwerk bestaat onder andere uit medewerkers van mbo-scholen op het gebied van informatiemanagement, informatiebeveiliging en examinering en wordt gefaciliteerd door MBO Digitaal (MBO Raad). Leden van het netwerk zijn Niels Dutij, Peter Vermeijs. Hans Swart, Ellen Hoegen Dijkhof,en Nelleke Lafeber treden op als coördinator en aanspreekpunt. Heb je vragen over het netwerk? Neem dan contact op met een van hen. Voor de leden is er een Teams-omgeving. Daar is informatie te vinden over de bijeenkomsten, maar dient vooral ook als ontmoetingsplek voor de contactpersonen van de deelnemende instellingen om kennis en ervaring uit te wisselen.
Zo helpt het NED je verder
- De afgelopen periode is een inventarisatie gemaakt van toeleveranciers voor mbo-scholen. Het gaat om examenleveranciers en ontwikkelaars van platforms.
- De werkgroep wet- en regelgeving van NED heeft praktische handreikingen rondom digitaal examineren opgesteld. Je vindt ze hier.