Deel 4 serie digitaal examineren: ‘Een investering die loont’

Zet het examenbureau aan tafel, laat functioneel beheer en alle andere stakeholders aanschuiven, neem ze mee in de testresultaten en maak concreet wat je investeringen opleveren. Deze gouden tip deelt VISTA college met heel Nederland. We spraken uitgebreid met de voorlopers uit het Zuiden.

“Ons doel is om processen die het examenbureau nu nog volledig handmatig doet waar mogelijk te automatiseren. Dit vermindert de kans op fouten aanzienlijk en zorgt ervoor dat we tijd van collega’s kunnen vrijmaken voor andere taken.” Aan het woord is Joël Maassen, een van de projectleiders bij het projectbureau van VISTA college*. Hij houdt zich onder andere bezig met het testen van de OKE-koppeling. Het centrale projectbureau ontstond na de fusie van ROC Leeuwenborgh en het Arcus College en werkt aan organisatiebrede projecten.

Onder aan de streep 4 fte

Deze verwachte tijdbesparing is door VISTA college heel concreet gemaakt. De school ontwikkelde daarvoor een praktische kosten-batenanalyse die tijdens een regiobijeenkomst van MBO Digitaal werd gepresenteerd. “Onder aan de streep gaat het om 4 fte aan repetitief handwerk dat op termijn komt te vervallen. Graag verplaatsen we deze capaciteit naar een kwalitatievere bijdrage aan het examineringsproces. Collega’s die de hele dag handmatig documenten inkloppen is gewoon waste of talent”, licht programmamanager en voormalig teamleider examenbureau Lei Ortmans toe. “Ik heb me altijd enorm verbaasd over het handwerk dat op het examenbureau nog allemaal gebeurde. Weliswaar niet met pen en papier, maar met toetsen en een monitor. Maar dan blijft het toch handwerk. Ik denk dat we voorzichtig moeten constateren dat onderwijs nog een vrij traditionele branche is. Corona heeft ons een handje geholpen om er anders naar onze processen te kijken. Inmiddels hebben we een sterke businesscase en hebben we laten zien wat digitaal examineren kwantitatief en kwalitatief oplevert. De investering loont!”

‘Collega’s die de hele dag handmatig documenten inkloppen is gewoon waste of talent’

Sneller door de tests

Op dit moment bevindt VISTA college zich tussen fase C en D van de bekende praatplaat . Joël: “Afgelopen week zijn we actief gestart met het testen van de koppeling. Op basis van de testresultaten passen we onze procesketen aan. Wat is het effect op ons beleid? Op het handboek van examinering of op regelgeving? We maken steeds een sprongetje tussen testen, bevindingen goed documenteren en terugkeren naar de tekentafel.” Dankzij een goede voorbereiding loopt VISTA college sneller door de tests dan verwacht. De ketentest en acceptatietest zouden zelfs al vóór de zomervakantie kunnen worden afgerond. “Vanaf het nieuwe schooljaar willen we de koppeling kunnen gebruiken voor alle summatieve rekenexamens”, bevestigt Joël.

Robotic Process Automation

Naast de OKE-koppeling heeft VISTA college nóg een intelligente tool klaarstaan om handmatige taken binnen de examenadministratie te automatiseren: Robotic Process Automation (RPA). Joël: “Oorspronkelijk kochten we dit systeem aan voor een ander project, maar de server werd niet fulltime benut. Zonde, vonden wij. Daarom gaat RPA straks ook in de nachten draaien en haalt het voor ons data uit Excel-bestanden. Het systeem zorgt dan bijvoorbeeld voor het automatisch aanmaken van toetsmomenten en presentielijsten, wat een enorme tijdsbesparing oplevert. Bovendien dwingt het inzetten van RPA ons om sneller te standaardiseren en goed te kijken of we onze processen eenduidig uitvoeren. Zo’n ‘robot’ kan namelijk alleen werken met de juiste waardes.”

‘Hoe meer succeservaringen collega’s opdoen, hoe meer ze hun verhalen delen. En die communicatie gaat door de hele organisatie’

Schieten met kennis

VISTA college hecht veel waarde aan communicatie en stakeholder betrokkenheid. Digitaal examineren heeft immers grote impact op meerdere beleidsvlakken. Examenresultaten gaan straks automatisch door de keten. Wat gebeurt er wanneer een resultaat niet vastgesteld kan worden? Wanneer is het zichtbaar voor de student? Wanneer wordt de student op de hoogte gebracht dat het resultaat is vastgesteld door de examencommissie? Met die vragen heeft beleidsadviseur examinering & diplomering Kiki Janik te maken. Kiki: “Door middel van een gedetailleerd communicatieplan en regelmatige ‘kennis shots’ worden alle betrokkenen geïnformeerd over de voortgang. We hebben een vaste overlegstructuur waarin we met examencommissies in gesprek gaan, we informeren per mail en we organiseren online bijeenkomsten via Teams. De kennis shots zijn korte sessies om iedereen te voorzien van dezelfde informatie.” Lei vult aan: “We zijn ermee gestart in de corona periode toen we voortdurend met servicedocumenten om de oren werden geslagen. In plaats van papier rond te pompen, nodigden we contactpersonen van onderwijsteams, examenbureau en examencommissies uit voor korte kennis updates. We wisten toen: dit houden we erin!”

Fusie-college

VISTA college maakt meters. Dat de school een fusie-college is, durft te experimenten en gewend is om gecentraliseerd te werken, draagt ongetwijfeld bij aan de snelheid. Al nuanceert Lei dit wel: “Een verandertraject als digitaal examineren vraagt tijd. Het is een transitie die je niet van de ene op de andere dag realiseert. Er zit eerlijk gezegd meer werk in dan we in het projectvoorstel hadden ingeschat. Maar als ik terugkijk, ben ik apetrots op waar de mensen nu staan en op de bijdrage van Joël, Kiki en alle collega’s. Dat gun ik menig andere ROC.”

*VISTA college is een regionaal opleidingscentrum in de regio Zuid-Limburg en Venlo. De school is in 2019 ontstaan uit een fusie tussen ROC Leeuwenborgh en het Arcus College. VISTA college telt 14 locaties, 230 opleidingen en ruim 13.000 mbo-studenten. Deze studenten helpt de school met een stevige basis voor persoonlijke ontwikkeling, burgerschap en een loopbaan om zo een blijvende betekenisvolle bijdrage te leveren aan onze samenleving.

Start nu met jouw BOP-traject
Voor elke school zijn acht dagen aan ‘BOP-uren’ beschikbaar. Wil je weten wat BOP-coördinatoren Lianne en Alda voor jouw organisatie kunnen betekenen? Wacht dan niet tot september en haak nú aan! Lianne de Vries I 06 14 83 47 37 Alda Kroneman I 06 51 28 06 28 horen graag van je.

Serie interviews digitaal examineren

Tekstschrijver Martijn van der Ven interviewt voor MBO Digitaal maandelijks een school die zich voorbereidt op de implementatie van de OKE-koppelingen en digitaal examineren. De andere interviews met Aeres MBO, ROC van Amsterdam-Flevoland en Alfa-college lees je hier.