Gebruikersdag 25 maart 2013

Het programma is rond. Zoals de vorige keer beloofd, komen we terug op de nieuwe onderwijsovereenkomst, bestaande uit Algemene Voorwaarden en Opleidingsblad(en). Verder is er aandacht voor het project Digitaal inschrijven, het programma Focus op Vakmanschap en het nieuwe computerexamensysteem van DUO.

Programma

Presentaties

De presentaties vindt u in de bijlagen van dit bericht. Onderstaand een kort verslag van de gezamenlijke saMBO-ICT gebruikersdag op 25 maart 2013.

Update saMBO-ICT

Jan Bartling verwees in zijn saMBO-ICT nieuws naar vier publicaties m.b.t. Leermiddelen  (een marktverkenning van de leermiddelmarkt in onze sector, een notitie rondom het juridisch kader van leermiddelen, een programma van eisen rondom leermiddelen en vier toekomstscenario’s). Inmiddels zijn er, naast de instellingen die gestart zijn met dit traject, nog weer 8 instellingen die mee willen doen met de pilot.

Verder vertelde Jan over het project datamining dat in samenwerking met Noorderpoort en Kennisnet is opgezet. Kortgezegd gaat dit om het leggen van relaties tussen gegevens om nieuwe informatie te ontsluiten en signalering (dashboard) mogelijk te maken. Validatie van deze werkwijze wordt momenteel gedaan bij ROC Nijmegen en ROC van Twente. Er volgt een publicatie over de methode met aanbevelingen.

Het project iFoV heeft tot doel een roadmap te maken voor de invoering van het beleidskader ´Focus op vakmanschap´ en de impact hiervan op processen en systemen. Hierbij worden ook de gebruikersgroepen en leveranciers betrokken. Er wordt onder andere een advies over haalbaarheid van de invoering opgesteld. Rond de zomer van 2012 is er een eerste bijeenkomst geweest vanuit saMBO-ICT met OCW, IvO en DUO, voor een impactanalyse. Op 15 april vindt een volgend overleg plaats. Er wordt binnen dit project ook gekeken naar macrodoelmatigheid, en het centraal beschikbaar maken van informatie zodat niet alle instanties (SBB, MBO Raad, regionale samenwerkingsverbanden) het wiel steeds opnieuw hoeven uit te vinden. Ook de impact van de plannen op het proces van aanmelden en inschrijven wordt onderzocht.

saMBO-ICT is ook druk doende met een gestructureerde aanpak van de invoering van de nieuwe kwalificatiestructuur. De komende 3 maanden vinden een aantal toetsen plaats waaruit moet blijken of de huidig voorgestelde wijziging tijdig en juist kan worden ingevoerd. Het moet nog blijken of de invoeringsdatum van 1 augustus 2014 wordt gehaald.

Vervanging van de CP code tabel

Pierre Veelenturf (MBO Raad) lichtte de nieuwe opleidingentabel toe, waarin zichtbaar is gemaakt hoe oude opleidingen (onder andere experimenten) koppelen met de nieuwe opleidingen. Hierbij is het uitgangspunt dat het inhoudelijk dezelfde opleidingen betreft. De CP tabel staat op KwalificatiesMBO.nl.

Actualiteiten DUO / BRON

Peter Buurman meldt dat een aantal berichten (o.a. de foto) onjuist is aangemaakt, deze zijn inmiddels ingetrokken en er worden nieuwe klaargezet. Het probleem met BPV meldingen (signaal 952, afkeur) is inmiddels gerepareerd, maar DUO heeft door gebrek aan testruimte dit niet kunnen testen. Mochten de instellingen hier nog problemen mee ondervinden, dan is het verzoek dit zo spoedig mogelijk te melden bij IPO.

Vanuit de zaal is het verzoek om geen updates aan BRON te doen zo vlak voor een mutatiestop. Dit veroorzaakt problemen met de levering, en de instellingen kunnen hiermee niet voldoen aan de actualiteitseis. Verder lijken er brieven te zijn verstuurd aan studenten over een dubbele inschrijving, terwijl die al lang zijn uitgeschreven. DUO vraagt de instelling om in zo´n geval direct contact op te nemen met IPO.

Vervolg iFOV, Herziening Kwalificatiestructuur

Eric Jongepier wees in zijn presentatie over systeemtest Herziening Kwalificatiestructuur naar de rapportage over impact op processen en systemen.

Belangrijkste doelstelling van deze herziening is het terugdringen van het aantal kwalificatiedossiers. Daarnaast wordt met een implementatietoets bekeken of er van deze herziening ook goed onderwijs te maken valt. Met de systeemtest wil men de impact op de systemen onderzoeken, daarnaast is er een analyse op de gevolgen voor de inrichting. Voor dit project zoekt saMBO-ICT een vaste contactpersoon per gebruikersgroep. Over twee weken zal er een vragenlijst worden rondgestuurd, in mei wordt een bijeenkomst gepland om de resultaten te bespreken.

FAQ Nieuwe Onderwijsovereenkomst

Henk-Jan van Ginkel en Pierre Veelenturf nemen een aantal vragen en antwoorden door ten aanzien van de nieuwe Onderwijsovereenkomst, bestaande uit Algemene voorwaarden en Opleidingsblad(en). Er blijkt veel onduidelijkheid te zijn over het informeren van de deelnemer. Hoe gaat men bijvoorbeeld om met studenten die jonger zijn dan 18 jaar? Dit wordt door de instellingen veelal opgelost met een e-mail en een brief aan zowel de student als de ouder.

De nieuwe voorwaarden voor de onderwijsovereenkomst bepaalt alleen dat de instellingen de door zichzelf gestelde en gepubliceerde procedure handhaaft. Ook de accountant dient alleen te controleren of de eigen procedure wordt nageleefd. De instelling bepaalt zelf hoe de borging plaatsvindt van een opleidingswijziging van de student. Hoe je de communicatie met de zittende en nieuwe studenten oppakt kan ook in overleg met de studentenraad. De aanwezigen maken zich zorgen over de beperkte opties die nu worden geboden. Een aantal instellingen wil graag in één keer overstappen, ook met de zittende studenten. Er staat in de huidige documenten niet vermeld dat dat niet kan. Dat zal worden toegevoegd. Ook komt de vraag waarom er in het MBO zo ingewikkeld moet worden gedaan over de ondertekening. In het VO en het HO is er niet eens een ondertekenplicht.

De vragen en antwoorden zijn na te lezen in de n.a.v. de bijeenkomst bijgewerkt FAQ Nieuwe Onderwijsovereenkomst.

Digitaal inschrijven en digitaal ondertekenen OOK

Coos van der Wolf laat in zijn presentatie zien dat er inmiddels meerdere instellingen zijn gestart met het traject van digitaal inschrijven met behulp van DigiD, met als doel om eind april een aansluiting te hebben in een testomgeving. Het pakket Edictis doet mee met ROC De Leijgraaf, EduArte met Aventus en Da Vinci College en Campus Solutions met ROC Zadkine. Veel tijd gaat zitten in de technische aansluiting, standaarden en beveiligingscertificaten. Ook is het opletten geblazen als instellingen gezamenlijk gehost worden (SAAS oplossing), omdat de gegevens niet bij de verkeerde instelling moeten terecht komen.

Aan het tweede deel van het traject, digitaal ondertekenen van de onderwijsovereenkomst, wordt ook door de gebruikersgroepen meegewerkt. Een eerste bijeenkomst met de instellingen is al geweest, er is nog onduidelijkheid rondom de eisen die OCW stelt aan de digitale ondertekening. Gedacht wordt aan het inzetten van een derde partij (‘digitale notaris’) voor instellingen die het niet zelf kunnen inbouwen, dit zou bijvoorbeeld DUO kunnen zijn.

FACET – het nieuwe computerexamensysteem voor de COE’s

Nynke de Boer van het College voor Examens gaf een korte toelichting op het nieuwe computerexamensysteem FACET. Nynke gaf een inkijkje in de functionaliteit die het systeem moet gaan bieden. Het is de bedoeling dat het systeem in 2016 volledig ingevoerd is en het oude systeem ExamenTester overbodig maakt. Cito is hierbij verantwoordelijk voor de inhoud van de examens, DUO voor het logistieke beheer en de hele procesgang om het examineren heen. Na afname van de examens zullen de cijfers bij de instelling binnenkomen, zodat deze het met BRON kan uitwisselen.  Planning en roostering kan zowel in het systeem zelf, als door middel van import van bestaande planningen en kandidaatgegevens. Inmiddels is het uitwerken van het xml format afgerond. Er kan dus worden uitgewisseld met behulp van webservices.