Datadinsdag bij Firda: dashboards in het onderwijs 

De Datadinsdag van 8 oktober vindt plaats tijdens de Data & AI Communitydag vanuit de Mauritskazerne in Ede. Vaste host is JaapJan Vroom, beleidsadviseur bij MBO Digitaal en mede-aanvoerder van de pilothub Studiedata en AI bij Npuls. Tijdens deze Datadinsdag vertelt informatiemanager Marc Breugem van Firda hoe zij data en dashboards gebruiken in hun onderwijs.

Communitymanagers

Voordat Marc met zijn verhaal begint, vertelt JaapJan over de zeven regionale communitymanagers die Npuls heeft aangesteld: “Deze communitymanagers gaan alle instellingen in hun regio af om op te halen wat er speelt, wat hun wensen zijn en met welke projecten ze bezig zijn op het gebied van studiedata en AI. Al deze informatie komt op de site te staan en is vrij toegankelijk.” JaapJan hoopt dat mbo-instellingen hier veel aan hebben en dat er mooie nieuwe samenwerkingen ontstaan.

1 + 1 = 3

In augustus 2023 zijn ROC Friese Poort en Friesland College gefuseerd tot Firda, een organisatie met ruim 20.000 studenten en ruim 2.500 medewerkers in Friesland en Noord-Flevoland. Marc legt uit dat zo’n fusie natuurlijk ook impact heeft op de data binnen de organisatie. Zo moesten allerlei gegevensbronnen en systemen worden samengevoegd en moesten de bestaande dataplatforms worden geïntegreerd: “Dat was een uitdagende klus, maar tegelijkertijd bood het ook kansen om alles net even wat beter neer te zetten. In die zin geldt: 1 + 1 = 3.” Hij laat een sheet zien waarop de verschillen tussen de dataplatforms van ROC Friese Poort en Friesland College te zien zijn. Daaruit blijkt dat Friesland College al een stuk verder was met Power BI dan ROC Friese Poort: “Daarom hebben we het dataplatform van Friesland College als uitgangspunt genomen. Vervolgens hebben we een projectorganisatie ingericht met een delivery team, kerngebruikers, een projectleider, een stuurgroep en een data-adviescommissie. Doordat we koppeltjes hebben gemaakt van mensen uit beide organisaties, konden zij in elkaars keuken kijken en zo ideeën opdoen. Dat werkte heel goed. Een mooi voorbeeld van 1 + 1 = 3.”

Iteratieve aanpak

Marc vertelt dat ze iteratief werken door middel van releases: “Elke releaseperiode valt precies tussen twee schoolvakanties in. Dat geeft rust in de planning. We zijn in 2023 begonnen met de installatie van een nieuw dataplatform op basis van de Firda-bronnen. Inmiddels hebben we zes dashboards klaar en zijn we bezig met de laatste twee dashboards. Dit jaar verwachten we nog drie dashboards op te leveren (JOB, MTO en Docent/SLB zie roadmap in presentatie, onderaan in de bijlage). Ik verwacht dat er in 2025 nog meer volgen.”
Daarnaast werkt het team voortdurend aan het optimaliseren van bestaande indicatoren en het toevoegen van nieuwe indicatoren. Marc laat zien hoe het nieuwe BI Portaal van Firda er nu uitziet. Het BI Portaal heeft dashboards gericht op een specifiek informatiedomein, zoals onderwijs, en dashboards gericht op een specifieke doelgroep of toepassing, zoals de Resultatenkaart. Op de vraag hoe groot het ontwikkelteam van Firda is, antwoordt Marc dat ze zijn gestart met 1,6 fte en inmiddels op 0,8 fte zitten. Ook vertelt hij dat ze gebruikmaken van een externe partij: DTX maar dat ze op zoek zijn naar een interne BI-consultant.

Toegangsbeleid

Niet iedereen binnen Firda heeft toegang tot alle dashboards. Het toegangsbeleid is afgestemd met het college van bestuur: “Zo voorkomen we verkeerde interpretaties van de data en zorgen we ervoor dat er geen ruis ontstaat. Natuurlijk kunnen we altijd aanpassingen doen, bijvoorbeeld als een nieuwe gebruikersgroep toegang wil tot een of meer dashboards of als een bestaande gebruikersgroep meer rechten wil.” Marc laat een sheet zien van het dashboard Onderwijs waarin alle onderwijsindicatoren naast elkaar staan. Hij legt uit dat je deze data op alle lagen kunt bekijken: per niveau, locatie, team of college. Ook kun je een verdieping maken op de verschillende indicatoren. Bij studiesucces kun je bijvoorbeeld verder klikken op analyse-overzicht en detailoverzicht. Daarna laat Marc nog het dashboard Team zien, waarin ook weer allerlei indicatoren staan. Dit dashboard geeft een integraal beeld van het team.

Gebruikers

In het nieuwe BI Portaal is ook een Service Center opgenomen dat binnenkort live gaat. Hier kunnen gebruikers bijvoorbeeld een gebruikershandleiding downloaden en de definitiebibliotheek raadplegen. Marc vertelt dat ze het gebruik van de dashboards op twee manieren monitoren: “We sturen op het percentage gebruikte pagina’s en op het percentage actieve gebruikers. Daarbij geldt dat je een actieve gebruiker bent als je minimaal één keer per maand een dashboard gebruikt. Pagina’s die niet of heel weinig worden gebruikt, halen we eruit of schonen we op. Het risico van een oerwoud aan pagina’s is namelijk dat gebruikers door de bomen het bos niet meer zien.”

Toekomstplannen

De komende tijd wil Firda de praktische toepassing van de dashboards verhogen. En zo de begeleiding van studenten en de onderwijskwaliteit verbeteren: “De dashboards moeten zo relevant en betrouwbaar zijn dat Excelbestanden overbodig worden. Ook willen we datacoaches aanstellen en workshops geven, waarin de teamleiders en regiehouders Kwaliteitszorg brainstormen over hoe ze de dashboards kunnen inzetten om de onderwijskwaliteit te verbeteren Tot slot laat Marc een sheet zien met vijf laagdrempelige services die Firda wil gaan aanbieden om nog slimmer met data te werken, zoals een Data Analyse Platform en een Data Academie. Daar zijn wel mensen voor nodig: “Ik wil dan ook een Data Ontwikkelteam oprichten met minimaal 2 fte aan eigen personeel en een flexibele externe schil. Zo kunnen we de vaart erin houden.”

Doe je mee?

Elke tweede dinsdag van de maand is JaapJan Vroom te gast bij een mbo-school om vanaf daar samen met de school een anderhalf uur durende (online)meeting te verzorgen. Heb je een mooi initiatief of vraag over data-ondersteund onderwijs of wil je een Datadinsdag verzorgen vanuit jouw school? Stuur een mail naar JaapJan Vroom en kijk voor meer informatie op onze Datadinsdag-pagina.

Volgende Datadinsdag

De eerstvolgende Datadinsdag is op 19 november 2024 (let op: dit is de derde dinsdag van de maand) bij VISTA college in Maastricht. Dan gaat het over hoe je in het onderwijsontwerp al datapunten kunt bepalen. Centraal staat het spel FOLA van Marcel Schmitz, waarvan Marc Trimpe een mbo-variant heeft ontworpen.