Deel 3 serie digitaal examineren: ‘Begin klein, bereik iets groots’

Zorg dat je de juiste professionals aan tafel zet. Begin klein en accepteer dat fouten erbij horen. Maak je collega’s nieuwsgierig en hebberig. De adviezen van Alfa-college om digitaal examineren tot een succes te maken, klinken niet als hogere wiskunde. Waarom zou het ook?

Alfa-college* was er vroeg bij met digitaal examineren. De school heeft digitalisering van examens en processen al jarenlang hoog op de beleidsagenda staan en nam als initiatiefnemer deel aan de eerste OKE-pilot met Eduarte en Remindo voor summatieve toetsen. Om maar meteen met de deur in huis te vallen: maakt Alfa-college op dit moment gebruik van de OKE-koppeling? Functioneel specialist Koen Lamaker: “Deels. We nemen voorlopig een selectief aantal rekentoetsen af via de koppeling. Dat doen we op één van onze zes locaties, met één toetsleider.” Projectleider Examineren en Diplomeren Henry Zuidema: “Klein beginnen en langzaam opbouwen, dat is onze werkwijze. Het is een bewuste keuze. We gaan pas uitbreiden naar andere locaties als we genoeg ervaring en goede resultaten hebben verzameld.”

Sneller herstellen

Stap voor stap gaat Alfa-college aan de slag. Betekent deze behoedzame aanpak automatisch dat het veel langer duurt voordat er overal op Alfa-college gebruikt wordt gemaakt van de OKE-koppeling? Niet per se, beweren Henry en Koen. “Wij kunnen straks juist veel sneller uitbreiden omdat we eventuele fouten maar één keer hoeven te herstellen. Zo liepen we kortgeleden tegen een probleem aan toen vanuit de koppeling andere gegevens werden meegezonden dan we hadden verwacht. Daardoor moesten we bijvoorbeeld 77 documenten handmatig verwijderen. Klein beginnen kan dus aanzienlijke voordelen hebben.

‘Klein beginnen betekent ook dat je eventuele fouten maar één keer hoeft te herstellen’

Heel normaal

De fout is na feedback van Alfa-college inmiddels hersteld. Ook Eduarte heeft alweer updates uitgevoerd ná de testfase. Informatiemanager Henk Knevelbaard: “De deelnemende mbo-scholen uit de eerste pilotgroep houden landelijk een lijst bij met punten die oplossingen vragen. Vandaar dat wij ons tempo aanpassen. Eigenlijk is het heel normaal dat er in dit lopende proces continu wijzigingen zijn en dat er kinderziektes boven water komen. Het is allemaal nog nieuw.” Henry vult aan dat het cruciaal is om in deze fase de juiste mensen te betrekken: mensen die openstaan voor innovatie, niet bang zijn om te pionieren, en flexibel omgaan met mogelijke tegenvallers. Henry: “Ik werk al 34 jaar op het Alfa-college en ik weet uit ervaring dat als je iets wilt veranderen, dan moet je het goed doordacht doen. Onze school telt 14.000 studenten en 1.200 docenten; het gaat dus om grote aantallen resultaten die verwerkt worden. Je krijgt maar één kans. Het gecontroleerd uitbouwen van iets dat foutloos is, is naar mijn mening eenvoudiger dan fouten rechtzetten over de volle breedte.”

‘Een docent laat zich makkelijker overtuigen door een andere docent dan door iemand die nog nooit voor de klas heeft gestaan’

Bouwen aan draagvlak

Enkele jaren geleden nam Alfa-college de juiste beslissing om de gehele examenorganisatie onder te brengen in een centrale groep die decentraal wordt aangestuurd, aldus centrale beleidsadviseur Paul Goslinga. Paul en Henry zijn leden van de procesregiegroep die actief teams opzocht om draagvlak te creëren. Henry: “In onderwijsland is de stap van papier naar digitaal best groot. Maar door de voordelen van digitaal werken bij examineren te benadrukken, sta je al met 1-0 voor. Het helpt dat ik 25 jaar lang docent ben geweest en daardoor weet met welke vragen collega’s zitten. Docenten laten zich makkelijker overtuigen door een andere docent dan door iemand die nog nooit voor de klas heeft gestaan. Dat ze een enorme behoefte hebben aan efficiënter werken bij examineren, minder foutgevoelig handwerk of tijdrovende vormeisen, is wel duidelijk.” Volgens Paul is de belofte in de organisatie ijzersterk: minder werk en het levert meer kwaliteit op. “Dus moet je ervoor zorgen dat docenten hebberig worden en denken: dit wil ik ook!”

Praktijk als leerschool

Zoals al opgemerkt, startte Alfa-college klein, met een groepje pioniers. Toetsleider en -planner Diana Bulthuis is een van hen. Zij houdt zich op locatie Groningen bezig met de rekenexamens van Remindo en werkt met de OKE-koppeling. “Op de ‘oude manier’ doe ik dubbele handelingen”, vat Diana samen. “Mijn werk is dankzij de koppeling een stuk eenvoudiger en de kans op fouten is verwaarloosbaar. Toen het team van Henry zocht naar ‘kritische medestanders’, stak ik meteen de hand op. Ik sta altijd open voor innovaties en manieren om repeterend werk makkelijker te maken.” Henry benadrukt dat je de juiste professionals aan tafel wilt om de kans van slagen te vergroten. “Mensen met kennis, zoals een toetsleider, beleidsadviseur en functioneel specialist, maar ook de secretaris van de examencommissie. Als deze experts erin geloven, dan sta je zelfs met 2-0 voor!”

*Alfa-college is een christelijk regionaal opleidingencentrum (ROC) voor Noord- en Oost-Nederland met 6 schoollocaties (3 examenlocaties). Ruim 14.000 studenten kunnen er terecht voor reguliere mbo-opleidingen, bij- en omscholing, educatieve trajecten of bedrijfsopleidingen (op maat). Drie kernwaarden staan centraal: verbinden, vertrouwen en ondernemen.

Start nu met jouw BOP-traject

Voor elke school zijn acht dagen aan ‘BOP-uren’ beschikbaar. Wil je weten wat BOP-coördinatoren voor jouw organisatie kunnen betekenen? Wacht dan niet tot september en haak nú aan! Lianne de Vries I 06 14 83 47 37 Alda Kroneman I 06 51 28 06 28 horen graag van je.

Serie interviews digitaal examineren

Tekstschrijver Martijn van der Ven interviewt voor MBO Digitaal maandelijks een school die zich voorbereidt op de implementatie van de OKE-koppelingen en digitaal examineren. De andere interviews met Aeres MBO en ROC van Amsterdam-Flevoland lees je hier:

Deel 1: ‘Een ict-proces? Eerder een veranderproces!’
Deel 2: ‘Hiermee starten is een serious game’