Deel 2 serie digitaal examineren: ‘Hiermee starten is een serious game’

Elk veranderingsproces kent een ideale route, maar soms moet je flexibel zijn en de omstandigheden accepteren zoals ze zijn. Dit geldt ook voor Aeres MBO, dat al volop bezig was met digitaal examineren, nog voordat de school er officieel mee van start was gegaan. Hoe je op een rijdende trein springt en tegelijkertijd de juiste koers uitzet, delen Beleidsadviseur Onderwijs en Digitalisering Jacob van Wieren en BOP-adviseur Lianne de Vries.

Visie als vertrekpunt

Om succesvol digitaal examineren te realiseren, is het creëren van draagvlak binnen de organisatie essentieel. Voor een mbo-instelling als Aeres* met 12 locaties en 107 opleidingen én een redelijk recente fusie, gaat het al snel om heel veel betrokken mensen, rollen en verantwoordelijkheden. Jacob: “Dan heb je het bijvoorbeeld over portefeuillehouders die verantwoordelijk zijn voor een opleiding, de examinering en borging ervan. Over ICT’ers, directeuren en teamleiders. Over examenbureaus en examencommissies. Tel maar uit. Met al deze betrokkenen wilden we het traject aftrappen met een themabijeenkomst en een gezamenlijke visie neerleggen.”

Begeleiden in de voorbereiding

BOP-coördinator Lianne de Vries: “Ik kwam met Jacob in contact omdat zijn school behoefte had aan ondersteuning in de oriëntatie op OKE, wat aansloot bij hun lopend proces van het formuleren van een breed gedragen visie. En aan praktische adviezen hoe je stakeholders in kaart brengt en aan boord krijgt. De taak van mij en mijn collega Alda Kroneman is scholen begeleiden in de voorbereidingen voor de implementatie van de OKE-koppelingen en het afstemmen van het beleid en de processen die daarmee samenhangen. Tot nu toe komen wij voornamelijk op scholen die meedraaien in de pilots en digitaal examineren al aardig op de rit hebben. Maar veel scholen zijn nog niet op dat punt. Daarom ondersteunen wij net zo graag mbo-scholen die nog aan de start staan van digitaal examineren.”

‘Scholen hebben soms moeten improviseren om examens digitaal af te kunnen nemen, zonder dat er is nagedacht over visie en beleid’

Van improviseren naar afspraken maken

Dat Aeres MBO bij het begin wil beginnen, klinkt verstandig. De situatie ligt echter net even anders, want er werd al volop digitaal geëxamineerd. Hoe zit dat? “We hadden geen keuze, want veel examens worden enkel nog maar digitaal aangeboden. Maar we kwamen er ook achter dat we aan een aantal aspecten voorbij zijn gegaan”, legt Jacob uit. “Daarom is het verstandig om weer terug te gaan naar start, naar Fase A van de praatplaat , om alle neuzen dezelfde richting op te krijgen.” De eerste vraag aan Lianne was dan ook: “Is het beter om overal de stekker uit te trekken?” Het advies was om dat niet te doen. Lianne: “Wat ik bij Aeres zag, zie je op meer plekken.

Behoefte aan kaders

De praatplaat waar we steeds naar verwijzen [ook bekend als ganzenbord, red.], laat zien hoe je alle verschillende stappen rondom digitaal examineren chronologisch kunt integreren. Maar omdat scholen soms genoodzaakt zijn om examens digitaal af te nemen, is er niet altijd gelegenheid geweest om het proces en beleid optimaal in te richten. Scholen moesten improviseren, zonder dat er kon worden nagedacht over visie en beleid dat houvast geeft in de vervolgkeuzes. Gebruikers hebben behoefte aan kaders. Hoe ga je om met toetsresultaten en hoe leg je die vast? Welke afspraken maak je rondom de toetsafname? Dit soort vragen stelt Aeres en dat is begrijpelijk.”

Aandacht voor alle locaties

Met de kennis van nu terugkijken op de visie voor straks. Dat is in het kort de opgave waar projectleider Jacob enkele maanden geleden voor stond. De visie is er inmiddels en luidt als volgt: Aeres MBO omarmt het gebruik van digitale exameninstrumenten. Dit zorgt voor minder kans op fouten, een snellere workflow, minder papierverbruik en een eenvoudiger inzicht in resultaten. Ook de randvoorwaarden zijn inmiddels op papier gezet. Zo moet er een duidelijke koers komen en moeten programma’s en faciliteiten geschikt gemaakt worden om digitaal te kunnen examineren. Voldoende capaciteit en middelen zijn nodig en er moet aandacht zijn voor de wensen en behoeften op alle verschillende locaties van Aeres, want die zijn allemaal anders georganiseerd. “Deze randvoorwaarden hebben we samen opgesteld en de komende tijd vullen we ze op detailniveau in. Ook werken we met Lianne aan het fase- en activiteitenplan en de samenstelling van de projectgroep. Haar opgedane ervaring bij andere scholen help daar natuurlijk enorm bij, want ze reikt ons formats aan die meteen toepasbaar zijn.”

‘Deze aanpak is tijdsintensief, maar creëert wél een solide basis om op voort te bouwen’

Geen geeltjes maar serious gaming

De manier waarop de eerdergenoemde themabijeenkomst vorm kreeg, was deels gebaseerd op zo’n format. “Maar de echte kracht van deze kick-off zat ’m toch vooral in de creativiteit en betrokkenheid van Jacob zelf”, legt Lianne uit. “Hij heeft vooraf alle locaties persoonlijk gesproken om een beeld te krijgen van het applicatielandschap en goed geluisterd naar stakeholders op alle niveaus. Zo’n aanpak is tijdsintensief, maar creëert wél een solide basis om op voort te bouwen. Bij de kick-off was dan ook een brede, representatieve doorsnede van de organisatie aanwezig.” Behalve de diverse representanten samenbrengen in project- of klankbordgroepen, bracht Jacob ze bij de aftrap van het hele project ook in beweging. Letterlijk. Jacob: “We hebben een serious game bedacht waarin teams met diverse functies en rollen samen op pad gingen. Onderweg beantwoordden ze via een app vragen over digitaal examineren en konden er punten verdiend worden, met als kers op de taart een prijsuitreiking. Zo leerden ze elkaar en hun behoeften dus goed kennen en kregen wij als projectleiders waardevolle input voor onze visie. Dat krijg je met een flipover en een pak geeltjes volgens mij niet voor elkaar!”

*Aeres MBO is een veelzijdige, ‘groene’ opleider in de domeinen dier, stedelijke leefomgeving, groen, bloem, agrarische techniek en voedselverwerking. Verspreid over 12 mbo-locaties in Gelderland, Utrecht, Flevoland en Friesland biedt Aeres MBO vakopleidingen in het middelbaar beroepsonderwijs. Het bedrijfsleven is sterk betrokken in het onderwijsleerproces en ICT speelt een belangrijke rol.

Meer informatie over het BOP-traject

Voor elke school zijn acht dagen aan ‘BOP-uren’ beschikbaar. Wil je weten wat BOP-coördinatoren Lianne de Vries en Alda Kroneman voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact met ze op: Lianne de Vries I 06 14 83 47 37 Alda Kroneman I 06 51 28 06 28

Serie interviews digitaal examineren

Tekstschrijver Martijn van der Ven interviewt voor MBO Digitaal maandelijks een school die zich voorbereidt op de implementatie van de OKE-koppelingen en digitaal examineren. De andere interviews met ROC van Amsterdam-Flevoland en Alfa-college lees je hier:

Deel 1: ‘Een ict-proces? Eerder een veranderproces!’
Deel 3: ‘Begin klein, bereik iets groots’