Maak kennis met BOP-coördinatoren Lianne en Alda: ‘Het is mooi om te zien dat scholen gemotiveerd zijn’

Tijdens de NED Conferentie op 29 november presenteerden ze zich voor het eerst aan het grote publiek: Lianne de Vries en Alda Kroneman, de twee Beleid, Organisatie en Proces (BOP) coördinatoren die mbo-scholen helpen voorbereiden op de implementatie van de OKE-koppelingen. Ze richten zich vooral op de verwachte wijzigingen met betrekking tot examenbeleid, examenorganisatie en examenprocessen.

Inmiddels zijn ze een half jaar ‘onderweg’ en adviseren ze veertien scholen bij de implementatie. Dat moeten er eind 2024 zo’n veertig zijn. De twee BOP’ers, ‘changers’ met een achtergrond in het onderwijs, gaan laagdrempelig aan de slag voor alle (functie)lagen in de organisatie. Ze zijn er niet alleen voor de informatiemanagers, IBP’ers, systeem- en functioneel beheerders, maar ook voor beleidsmedewerkers, docenten, directeuren en bestuurders. Scholen, die al ‘in’ het BOP-adviestraject zitten, zoals ROC van Amsterdam, Albeda, Aventus en Alfa College, waarderen de houvast en de aanstekelijke energie die Lianne en Alda meenemen. Alda: ‘Het is mooi om te zien dat instellingen gemotiveerd maar ook reëel zijn. Ze realiseren zich dat ze aan de bak moeten met  een update van een aantal beleidsaspecten, de veranderende rollen van de surveillanten en het examenbureau. Het vereist efficiëntere werkinstructies en een duidelijk procesoverzicht.’

Wat bespraken jullie in de workshop ‘BOP in vogelvlucht’?

Lianne: ‘Digitaal examineren kan vragen oproepen wanneer het nieuw is, dus het is belangrijk dat de deelnemers weten dat ze met de OKE-koppelingen het wiel niet opnieuw hoeven uitvinden. Digitaal examineren is groter dan de vraag van één instelling en binnen het project OKE vindt veel kennisdeling en ‘best practice’ ontwikkeling plaats. Verschillende scholen delen hun kennis en ervaringen al. Ook vertelden we dat de OKE-koppelingen zijn ontwikkeld en gestandaardiseerd met de leveranciers die aanwezig zijn op de conferentie en dat de hoofdlijnen van de werking helder zijn. Daarnaast hebben we het gehad over de toegevoegde waarde van het samen optrekken van BOP en SI (Systeem en Informatie) in digitaal examineren en we presenteerden de BOP-toolbox (zie kader). Deze bevat de procesplaat Examineren van A naar D, BOP Menu- en routekaarten en handvatten voor scholen om digitaal examineren te implementeren.’

Wat is jullie rol?

Lianne: ‘We zijn sparringpartner van de scholen. In die rol adviseren we over de impact van gestandaardiseerde koppelingen op beleid, organisatie en processen. We helpen scholen met hun startpositie (waar sta je nu?) en ambitieniveau (hoe ver wil je gaan?) en we begeleiden hen bij het maken van duidelijke keuzes voor BOP en een implementatieplan. Dat is maatwerk. De een zegt: laten we eerst maar eens kijken of digitaliseren lukt, de ander heeft al een duidelijk doel voor ogen, bijvoorbeeld om in de nabije toekomst te gaan werken met Bring Your Own Device. In dat geval is het nuttig als je daar al rekening mee kan houden in je (strategische) plannen.’
Alda: ‘BOP’ers zijn er echt voor de implementatie van OKE, het gaat om zes koppelvlakken, oftewel om zes informatiestromen waar we de processen op gaan veranderen. Dat heeft invloed op rollen en taken in alle lagen van de organisatie. We helpen in het komen tot heldere keuzes, een plan van aanpak voor de implementatie. Dat betekent dat we vooral betrokken zijn bij de voorbereidingsfase. Dat begint, als je de plaat Digitaal examineren van A naar D erbij pakt, al links onderin bij START. Als instelling blijf je altijd in de lead bij het bepalen van transitieniveau en keuzes. In fase A bepaal je de scope, je doel en wat je wilt bereiken om uiteindelijk te komen met een projectvoorstel.’

Wat is je eerste vraag als je bij scholen binnenkomt?

Alda: ‘Is er een programmateam of zijn er programma-mensen die met ons de eerste stappen doorlopen? Vervolgens gaat het over wat zijn jullie kaders? Uitgangspunten? Waar willen jullie naartoe? Welk soort werkpakketten, hoofdactiviteiten horen bij de implementatie van OKE?. Dus niet de implementatie van de visie op digitaal examineren, nee, het hoofdprogramma binnen de organisatie kan zijn: programma digitaal examineren. Daarbinnen is het mogelijk om een groot werkpakket af te leiden dat OKE-implementatie heet. Hierin ontstaan dan werkgroepen die vanuit verschillende werkpakketten kunnen kiezen voor de implementatie van digitaal examineren.’
Lianne: ‘Naast onze vragen voor de instelling krijgen we ook veel vragen van hen. Het kennismakingsgesprek is een soort landing in OKE en digitaal examineren en wat dat kan betekenen voor de organisatie. We bespreken de huidige situatie van de instelling, waar ze naartoe willen (of hoe dat in kaart gebracht kan worden) en natuurlijk de BOP-Menukaart. Deze bevat alle onderwerpen op Beleid, Organisatie en Processen waar je over na wilt denken en waaruit je je eigen keuzemenu kunt samenstellen. We kijken samen naar de behoeften en invulling van de BOP-rol en de instelling blijft in de lead.’

Waarom zou ik als school digitaal examineren?

Alda: ‘Het leuke is: die digitale koppelvlakken gaan examencommissies, surveillanten en docenten veel werk uit handen nemen, want de verwerkingssnelheid schiet omhoog, de kwaliteit neemt toe. Er zijn minder fouten, er is meer objectiviteit en geen administratieve ballast meer. Hierdoor kun je veel meer de focus bij de student leggen. Examencommissies, docenten, studenten blij.’

Hoeveel tijd kost het hele BOP-traject?

Lianne: ‘Elke school kan gebruik maken van acht dagen BOP-advies. De ene school ‘doet’ het in een half jaar, een andere school trekt er een jaar voor uit. Het programmateam bepaalt met de programmadirecteur of een projectleider wat de doorlooptijd moet zijn.’

Heeft de student ook een rol in het proces?

Alda: ‘Zou ik zeker doen. Laat hem of haar meedraaien in het programmateam. En vraag wat hij/zij ervan vindt. Het is een mooie manier om te toetsen of het helder is wat je aan het doen bent. Vergeet niet: het examenhandboek gaat veranderen; dat is iets voor de docenten, de surveillanten, de assessoren, maar is dat voor iedereen nu duidelijke taal? Mooi om het proces en dat wat je opschrijft te toetsen bij studenten.’

Die procesbeschrijving: kun je daar ook sneller doorheen?

Lianne: ‘Ja, je ziet dat de ene school sneller gaat dan de andere. Hoe snel ze gaan, waar ze mee bezig zijn, hoe ze BOP willen inzetten, daar is flexibiliteit in.’
Alda: “We bundelen ook kennis en informatie. De zogenoemde G4-scholen die lijken op elkaar qua organisatie, qua inrichting en qua processen. Mooi om dan gebruik te maken van wat er al ligt, van elkaars expertise. Die kennis en ervaring kunnen scholen onderling uitwisselen, desgewenst koppelen we scholen aan elkaar. Uiteindelijk willen we toe naar een soort learning community groepen waarin kennisdeling (good practices) gestructureerd plaatsvindt, bijvoorbeeld op basis van fasering of op regionaal niveau. Dat gebeurt nu al op kleine schaal met de pilot-scholen die elkaar kennen op basis van relatie.’

Binnen Npuls werken scholen met sleutelteams. Hoe verhouden deze zich tot de OKE-programmateams?

Alda: ‘Die transfer zou heel mooi gelegd kunnen worden en het is wijs om die link met sleutelteams te leggen binnen je eigen organisatie.’

Wat is voor nu jullie advies aan scholen?

Alda: ‘Begin vandaag met het voorbereiden van digitaal examineren en formuleer een visie die aansluit bij de flexibilisering van het onderwijs. Kijk sterk vanuit die koers met kaders wat je  wenst in de organisatie, haal dat op. En start zo snel mogelijk met OKE, want dat is een onderdeel dat perfect die aanjaagfunctie gaat krijgen om ruim voor 2030 klaar te zijn.’
Lianne: ‘Duidelijkheid, leg medewerkers uit wat deze keuze gaat opleveren. Voor elk niveau binnen de organisatie. Maar ik zou ze ook willen uitdagen: Durf te dromen. Wat maakt deze technische innovatie mogelijk voor de stappen erna? Welke kansen ontstaan er?’
Alda: ‘En ook: Durf te doen. Ga OKE implementeren. Zet het op je strategische agenda, zet het in je jaarplanning en zorg dat alle domeinmanagers, directeuren hiermee aan de slag gaan. Begin bij de organisatie van het onderwijs, vanuit een pilot en laat het faseren in de instelling. Schakel en praat met elkaar. Bijvoorbeeld over de processen die je wilt veranderen rond die strategische planning of bijvoorbeeld rond leven lang ontwikkelen. Láát vliegen die boel.’

Ook gebruik maken van het (gratis) BOP-traject?

Stuur een mail of bel met:
Lianne.devries@surf.nl  I 06 14 83 47 37
Alda.kroneman@surf.nl I 06 51 28 06 28

Deel je ervaringen met ons!

Vanaf januari interviewt MBO Digitaal elke maand een school die zich voorbereidt op de implementatie van de OKE-koppelingen en digitaal examineren. Lijkt het je leuk om je ervaringen (kansen en struikelblokken) met ons te delen, stuur dan een mail naar p.dejong@mbodigitaal.nl

Blijf op de hoogte van alle ontwikkelingen rond OKE en BOP via MBO Digitaal op: Netwerk Examinering en Digitalisering.