9 maart 2017

Praktijkvoorbeelden documentmanagement in het mbo

Documentmanagement op de agenda krijgen en houden is in veel mbo-instellingen niet vanzelfsprekend.

De FSR-werkgroep archiveren, saMBO-ICT en Kennisnet hebben vijf voorbeelden beschreven van documentmanagement bij mbo-instellingen. Mbo-instellingen kunnen deze voorbeelden gebruiken om in hun eigen instelling aan de slag te gaan met documentmanagement.

Op het gebied van documentmanagement worstelen veel instellingen met vragen rond relevantie en eigenaarschap. Het gevolg daarvan kan zijn dat uitsluitend experts zich verantwoordelijk voelen voor het onderwerp. Maar documentmanagement verdient bredere aandacht, want documentmanagement wordt steeds relevanter voor mbo-instellingen. Dat komt door toenemende digitalisering van de bedrijfsvoering én van het onderwijs zelf.

Verwevenheid tussen organisatie en documentmanagement
Een voorbeeld hiervan is het gebruik van digitale leer- en werkomgevingen, waardoor meer documenten en meer versies beschikbaar komen. Andere voorbeelden zijn het archiveren in kernsystemen in plaats van bewaren in hardcopy en aandacht voor archiveren en documentmanagement bij het herontwerpen van processen, zoals examineren. Uit dit soort voorbeelden blijkt dat de verwevenheid tussen de organisatie en archivering en documentmanagement steeds belangrijker wordt.

Tips en praktijkvoorbeelden van documentmanagement
De FSR-werkgroep archiveren, saMBO-ICT en Kennisnet namen het initiatief om vijf voorbeelden van documentmanagement bij mbo-instellingen te beschrijven. De voorbeelden tonen op een toegankelijke manier de verschillende manieren waarop instellingen op verschillende manieren stappen zetten op het vlak van documentmanagement. Mbo-instellingen kunnen de voorbeelden ook gebruiken om in hun eigen instelling aandacht te vragen voor documentmanagement.

Uit deze voorbeelden formuleerde de werkgroep verder concrete tips die mbo-instellingen kunnen toepassen om in hun eigen organisatie aan de slag te gaan met documentmanagement.

Download de praktijkvoorbeelden
De publicatie ‘Praktijkvoorbeelden documentmanagement in het mbo’ is officieel gepresenteerd op 9 maart op de Archiefdag van de MBO Raad. De publicatie kun je hier downloaden.

Meer inhoudelijke kennis nodig?
Deze is te vinden in eerdere publicaties van saMBO-ICT en Kennisnet: