Mogen/moeten wij de Inspectie inzage geven in gevoelige medische/gezondheidsgegevens?

In principe stellen we ons op het standpunt dat de Inspectie deze dossiers inhoudelijk niet mogen inzien als deze in vertrouwen zijn gegeven.

Maar daarover is nog best veel te doen. De Inspectie heeft een brief verzonden naar instellingen waarin ze op dit punt in gaan. Die brief is hieronder weergegeven. Echter ook daarin wordt het antwoord op de vraag ook niet klip en klaar helder. Een nadere mailwisseling met de Inspectie levert wel een meer specifieke invulling van het vraagstuk op. Daarin zegt de Inspectie:

“Ondanks dat het niet vaak zal voorkomen dat we deze gevoelige persoonsgegevens willen en mogen inzien, kunnen we dat van tevoren niet helemáál uitsluiten. Immers, het kan bijv. nodig zijn bij een (specifiek) onderzoek naar de sociale veiligheid en het kan bovendien relevant zijn voor een onderzoek naar de naleving van de meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling en de overleg- en aangifteplicht bij zedenmisdrijven. En er is een duidelijk onderscheid tussen inzien en dossiers meenemen, het laatste zullen we alleen doen als dat niet anders kan.

Hieronder de brief van de Inspectie aangaande de AVG:

Algemene Verordening Gegevensbescherming: wat betekent het voor u?

De Inspectie van het Onderwijs wil zorgvuldig omgaan met (bijzondere) persoonsgegevens.

Dit is ook een vereiste van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (de WBP) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de AVG) die in mei 2018 van kracht wordt.

In dit bericht informeren wij u over wat dat voor u en voor ons betekent.

De inspectie mag alleen persoonsgegevens verwerken als dat voor haar wettelijke taken noodzakelijk is. Dit wordt ook wel doelbinding genoemd. Bij de uitvoering van vrijwel al onze taken kunnen wij volstaan met anonieme gegevens van leerlingen of docenten. Persoonsgegevens zijn alleen in uitzonderlijke gevallen noodzakelijk.

Anonieme gegevens aanleveren
In de voorbereiding van een schoolbezoek of bij het uitvoeren van onze toezichtstaken vragen wij u om documenten aan te leveren. Het komt ook voor dat u deze op eigen initiatief bij ons aanlevert. Wilt u bij het aanleveren van deze documenten zoveel mogelijk rekening houden met de privacy van uw leerlingen en/of docenten en andere medewerkers?

Wij verzoeken u om gegevens zoveel mogelijk geanonimiseerd aan te leveren. Verwijder namen of andere persoonsgegevens waaruit wij kunnen afleiden om wie het gaat of maak deze gegevens onzichtbaar.

Uitzonderlijke gevallen: documenten mét persoonsgegevens
In uitzonderlijke gevallen hebben we voor het uitvoeren van onze toezicht- en handhavingsstaken wel persoonsgegevens nodig. Bijvoorbeeld in het geval van een onderzoek naar verzuim of naar de financiële rechtmatigheid (zijn onderwijsmiddelen wel volgens wet- en regelgeving verkregen of besteed?). Bij deze twee voorbeelden is er sprake van een wettelijke grondslag en dan is het voor onze wettelijke taken noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken. Wanneer dit het geval is, dan berichten wij u hierover en vragen wij u de gegevens bij ons aan te leveren of voor ons klaar te leggen op de dag van het inspectiebezoek.

Aanleveren via Kwalidata
Documenten die persoonsgegevens bevatten, dient u bij voorkeur bij ons aan te leveren via Kwalidata. Tevens verzoeken wij u nadrukkelijk deze niet via een zip-bestand aan te leveren, aangezien per document aangegeven moet worden of ze persoonsgegevens bevatten en dat kan niet in een zip-bestand.

Heeft u vragen?
Heeft u vragen over het geanonimiseerd aanleveren van gegevens of andere vragen over zorgvuldige gegevensverwerking? Maak dan gebruik van het contactformulier of neem contact op met ons Loket via telefoon 088-669 60 60.