Flitsenquête toont enthousiasme voor digitaal inschrijven

In het kader van het Project Digitaal aanmelden en inschrijven in het MBO is een ‘flits’-enquête gedaan onder de instellingen. Doel was de inzicht te krijgen hoe ver instellingen zijn met het digitaliseren van hun aanmeld- en inschrijfproces, en te inventariseren hoe zij tegen de in het project beoogde services aankijken. Enorm blij waren wij met de snelle reactie van 52 respondenten.

Ook de uitkomst was positief: het merendeel wil de services die in het project zijn uitgewerkt het liefst voor 2013 al implementeren; onder voorbehoud van kosten en beschikbare mensen en middelen uiteraard. Hieronder een toelichting op het project en een samenvatting van de resultaten.

Het project

Het project ‘Digitaal Inschrijven in het MBO’ heeft als doel het aanmeld- en inschrijfproces door digitalisering te verbeteren: minder werk voor de instelling en al vroeg in het aanmeldproces een betere kwaliteit van de gegevens. Het project beoogt vier services te realiseren:

1. Een webservice, waarbij deelnemers bij aanmelding direct hun gegevens uit BRON kunnen importeren in het digitale aanmeldformulier van de instelling. Het gaat dan om NAW- en vooropleidinggegevens. Hiervoor is dit voorjaar een Proof of Concept gerealiseerd.
2. De mogelijkheid om de onderwijsovereenkomst (OOK) digitaal te ondertekenen middels DigiD, zowel door deelnemers als hun wettelijke vertegenwoordigers (bij <18 jaar).
3. Een ‘abonnement’ waarmee geregistreerde diploma’s automatisch teruggekoppeld worden vanuit BRON. Dit is vooral bij het verzamelen van de diploma’s die bij aanmelding nog niet behaald zijn.
4. Een ‘abonnement’ waarmee GBA-mutaties automatisch teruggekoppeld worden vanuit BRON.

Deze services zullen alleen renderen indien instellingen ze ook gaan gebruiken. Vandaar de enquête.

Resultaten enquête

De webenquête is ingevuld door 52 respondenten van in totaal 37 instellingen. Een samenvatting van de resultaten zijn hieronder opgenomen.

Digitalisering van aanmelden en inschrijven bij instellingen, status quo: 
• 59% van de instellingen heeft een digitaal aanmeldproces inclusief koppeling naar DRS
• 22% van de instellingen heeft een digitaal aanmeldformulier maar typen over naar DRS
• 19% van de instellingen heeft alleen nog een fysiek aanmeldproces
Bij instellingen met een (gedeeltelijk) digitaal aanmeldproces loopt gemiddeld 65% van de aanmeldingen via het digitale proces.

Verdere ontwikkeling:
• 81% van de respondenten van nog niet geheel gedigitaliseerde instellingen zegt het aanmeldingsproces nog vóór volgende aanmeldingsperiode verder te willen digitaliseren, en
• 88% van hen geeft aan dat de webservice het digitaliseringsproces zou versnellen.

Als de hierboven genoemde webservices beschikbaar zijn, wanneer worden ze dan geïmplementeerd volgens respondenten?

*Eén respondent durft zich niet uit te spreken. Eén AOC ziet toegevoegde waarde van webservice niet, omdat het grootste deel doorstroom vanuit eigen VMBO opleiding is en dus al in systeem zitten. Twee instellingen zien meerwaarde GBA mutaties niet.

Instellingen zijn dus enthousiast over de services. Het is natuurlijk wel te bezien in hoeverre het voor veel instellingen haalbaar is om voor 2013 de services geïmplementeerd te hebben.