Dienst Verwerkersovereenkomsten Kennisnet
Kennisnet heeft recent de Dienst Verwerkersovereenkomsten (DV) geïntroduceerd. Deze nieuwe dienst is bedoeld om onderwijsinstellingen te helpen bij het administratieve proces rondom de verwerkersovereenkomsten. Leveranciers bieden hun verwerkersovereenkomst digitaal aan, onderwijsinstellingen beoordelen en bestuurders ondertekenen de overeenkomst vervolgens digitaal.
De Dienst Verwerkersovereenkomsten komt tegemoet aan de wens van veel onderwijsinstellingen om het proces van het beoordelen en ondertekenen van verwerkersovereenkomsten te vereenvoudigen. De dienst biedt een catalogusfunctie voor beschikbare verwerkersovereenkomsten en een digitale ondertekenvoorziening via e-Herkenning. Gebruik van de dienst door leveranciers is tot op heden alleen mogelijk als de leverancier deelnemer is aan het Privacyconvenant Onderwijs.
Centraal toetsen en afspraken maken
Daarnaast worden er door SIVON voor het PO en VO verwerkersovereenkomsten centraal getoetst ten aanzien van de vereisten van het Privacyconvenant Onderwijs en de AVG, en worden met leveranciers afspraken gemaakt als verbeteringen nodig zijn. De toetsrapporten die dat proces oplevert, worden binnenkort ontsloten in DV. Op termijn is het mogelijk om DV via een API aan te laten sluiten op de GRC-applicatie.
Deelname niet verplicht
De mbo-scholen worden nu benaderd door (leermiddelen)leveranciers die hun nieuwe verwerkersovereenkomsten klaar hebben gezet in de Dienst Verwerkersovereenkomsten. Daarmee wordt onbedoeld de suggestie gewekt dat deelname aan de dienst voorwaardelijk is voor het beoordelings- en ondertekenproces van de verwerkersovereenkomst. Deelname aan de Dienst Verwerkersovereenkomsten is niet verplicht.
Samenwerking met MBO Digitaal
Veel mbo-scholen hebben hun procedures voor het goedkeurings- en ondertekenproces van verwerkersovereenkomsten al goed ingeregeld. En daarbij speelt in het mbo ook dat de verwerkersovereenkomsten van veelgebruikte applicaties centraal worden beoordeeld en worden voorzien van een advies. Zoals gezegd wordt het ontsluiten van zo’n rapport binnenkort ondersteund door de Dienst Verwerkersovereenkomsten. Samenwerking met MBO Digitaal op dit vlak wordt de komende tijd onderzocht.
Zelf een afweging maken
De conclusie is dat deelname aan DV niet verplicht is en dat mbo-scholen zelf moeten afwegen of deze dienst voldoende aansluit bij hun behoefte. Daarbij is het nog steeds mogelijk om een verwerkersovereenkomst af te sluiten zonder gebruik te maken van deze dienst. Ontvang je een mail van een leverancier om een nieuwe vwo via DV te ondertekenen, vraag dan gerust om de verwerkersovereenkomst via de gangbare kanalen aan te laten leveren.
Meer informatie
Meer informatie over de Dienst Verwerkersovereenkomsten is te vinden op: https://www.kennisnet.nl/dienst-verwerkersovereenkomsten/