Deel 5 serie digitaal examineren: ‘We zijn met een Big Bang overgestapt!’

Zo’n 80% van de examens in het mbo bestaat uit praktijkexamens. Aanbieders van deze examens hebben de afgelopen jaren ingezet op digitale afnameplatforms. Kan de communicatie tussen deze platforms en studentinformatiesystemen net zo efficiënt gemaakt worden als bij de summatieve rekentoetsen? ROC Tilburg test dit in het najaar en onderzoekt of we definitief afscheid kunnen nemen van foutgevoelig en tijdrovend handmatig invoerwerk rondom toetsen en examens.

Anders dan andere

Op het moment dat we elkaar spreken, werken Monique van Loon (procesbegeleider Examineren & Diplomeren) en Marieke Wortel (examencoördinator en lid procesteam Examineren & Diplomeren) allebei bij de Onderwijsgroep Tilburg. Deze naam en die van ROC Tilburg veranderde onlangs in Yonder. Wat blijft, is de bijzondere ‘matrixorganisatie’. Monique: “Beroepspraktijkvorming, het opleidingsaanbod, examinering en diplomering zijn bij ons overkoepelende processen. Een matrixorganisatie biedt ruimte voor innovatie en heeft als voordeel dat je snel kunt schakelen tussen verschillende projecten en afdelingen. Daardoor konden we al zo’n tien jaar geleden gaan experimenteren met modules van ons studentinformatiesysteem Eduarte en die inrichten en implementeren op de verschillende scholen.”

‘Onze matrixorganisatie stelt ons in staat om flexibel en efficiënt te werken’

Big Bang

Het zal niet verbazen dat digitaal examineren voor deze mbo niet nieuw is. Sterker nog, dit is het derde jaar dat de Tilburgse scholen volledig digitaal zijn. “Toen de eerste examenleveranciers hun toetsen ook digitaal gingen aanbieden, hebben scholen de vrijheid gekregen mee te gaan. Als een soort ‘proeftuinen’”, legt Monique uit. “We zijn met een Big Bang overgestapt!”, lacht Marieke. Die overstap was echter niet zonder uitdagingen. “De grootste les die ik heb geleerd, is dat je aan de voorkant alles goed moet vastleggen. We moesten nadenken over de inrichting van het systeem en hoe we het werk zo min mogelijk foutgevoelig konden maken”, weet Marieke. Naast het trainen van docenten en beoordelaars in digitale vaardigheden, lag de nadruk op het opstellen van heldere werkinstructies.

Brede betrokkenheid

De samenwerking binnen het procesteam was essentieel voor het succes van deze digitale transformatie. Marieke: “We hebben geleerd dat het belangrijk is om alle betrokkenen van meet af aan erbij te houden. Door samen te werken met functioneel beheerders, het examenbureau en andere afdelingen, kunnen we problemen snel oplossen en processen optimaliseren. Bovendien hebben we op elke locatie een examencoördinator die als ambassadeur fungeert en daardoor blijven we in beweging. Ik denk dat wij redelijk vooroplopen, want we krijgen regelmatig andere ROC-scholen op bezoek om te kijken hoe wij hier de dingen doen.”

Met de koppeling vooruit

De OKE-koppeling is een belangrijke schakel in het digitaal examineren. Om het geheugen op te frissen: de OKE-koppeling zorgt ervoor dat studentinformatiesystemen zoals Eduarte en toetsafnamesystemen van verschillende leveranciers, automatisch met elkaar communiceren. Dit voorkomt dubbel werk en zorgt voor gestroomlijnde, foutloze processen. Om die OKE-koppeling zitten scholen echt te springen, stelt Marieke vast. “Dat digitaal examineren de procedures eenvoudiger maakt en een heleboel papierwerk scheelt, dat hebben we inmiddels zelf ervaren. NCVB Bedrijfsopleidingen, de school waar ik examencoördinator ben, is al een tijdje digitaal aan het examineren, maar nog niet met de koppeling. Dat betekent dat je maar voor de helft gebruikmaakt van alle voordelen van digitaal examineren, want er is nog steeds een heleboel handmatig invoerwerk te doen.” Monique vult aan: “We hopen in de herfstperiode de OKE-koppeling voor summatieve rekentoetsen te testen. Daarnaast zijn we gevraagd om ook met de koppeling voor praktijkexamens (Proof2Move en Consortium) aan de slag te gaan.”

‘Zonder OKE-koppeling maak je slechts voor de helft gebruik van de voordelen’

Processen versnellen

Volgens Monique zijn steeds meer leveranciers hun praktijkexamens in een digitaal afnameplatform aan het gieten. De uitwerking van praktijkopdrachten kan plaatsvinden in dit platform, maar ook de beoordeling. En dat heeft gevolgen voor allerlei processtappen, legt ze uit. “Bij praktijkexamens ligt de nadruk vaak op subjectieve beoordelingen. Dankzij de digitalisering kunnen we deze beoordelingen direct vastleggen en automatisch verwerken. Dit vermindert de kans op fouten en versnelt het proces.” Helaas is er op dit moment nog geen duidelijke standaardisatie bij de leveranciers, iets waar de mbo-scholen natuurlijk graag naartoe willen. Laat dat nou net een van de uitgangspunten zijn van het OKE-project.

Veilig en flexibel

Naast de OKE-koppeling experimenteert Yonder ook met de implementatie van Schoolyear, een beveiligingssysteem dat de integriteit van digitale examens waarborgt. “Schoolyear biedt ons de mogelijkheid om examens af te nemen op zowel beheerde pc’s als op devices van studenten zelf,” legt Monique uit. “Dit is met name handig voor praktijkexamens, waar flexibiliteit essentieel is.” Deze innovatie komt voort uit de behoefte om digitaal examineren nog toegankelijker te maken, zonder in te boeten op de veiligheid. Door de ervaringen met pilots is de organisatie nu klaar om Schoolyear breder uit te rollen. Monique: “In het komende schooljaar zullen we dit systeem beschikbaar maken voor alle scholen die digitaal willen examineren. Ik zou andere mbo-scholen adviseren om de stap te durven zetten en een pilot te draaien. Het levert je uiteindelijk zoveel op!”

Start nu met jouw BOP-traject

Voor elke school zijn acht dagen aan ‘BOP-uren’ beschikbaar. Wil je weten wat BOP-coördinatoren Lianne de Vries en Alda Kroneman voor jouw organisatie kunnen betekenen? Wacht dan niet te lang en haak nú aan! Lianne de Vries I 06 14 83 47 37 Alda Kroneman I 06 51 28 06 28 horen graag van je.

Serie interviews digitaal examineren

Tekstschrijver Martijn van der Ven interviewt voor MBO Digitaal scholen die zich voorbereiden op de implementatie van de OKE-koppelingen en digitaal examineren. De andere interviews met Aeres MBO, ROC van Amsterdam-Flevoland, Alfa-college en VISTA College, lees je hier