Sponsoring conferentie MBO Digitaal

De MBO Digitaal Conferentie

De MBO Digitaal Conferentie is een halfjaarlijkse conferentie op het gebied van digitalisering in het mbo-onderwijs. Tot de primaire doelgroep van de conferentie behoren ict-directeuren en -managers, informatiemanagers, business architecten, ibp-functionarissen, beleidsadviseurs op het gebied van onderwijslogistiek en digitalisering van het onderwijs en i-coaches. Hoewel deelname voor iedereen open staat, zijn opleidingsmanagers en docenten zelden vertegenwoordigd tijdens de conferentie. De bezoekers van de conferentie (zowel scholen als bedrijven) bestaan uit een vaste groep die bij iedere conferentie aanwezig zijn.

De conferentie staat volledig in het teken van het uitwisselen van de laatste stand van zaken rondom de digitalisering van het onderwijs. Scholen en bedrijven wisselen ‘good practices’ uit en vanuit de strategische digitaliseringsprogramma’s zijn er informatiesessies om elkaar op de hoogte te brengen van de meest actuele stand van zaken. Op de donderdag staat de conferentie in het teken van netwerken, terwijl op de vrijdag er inhoudelijke workshops en presentaties gepland staan.

De MBO Digitaal Conferentie wordt iedere keer samen met één of meerdere scholen georganiseerd. Hierbij worden nadrukkelijk studenten van de scholen betrokken bij de voorbereiding en uitvoering tijdens de conferentie. De conferentie vindt plaats op een locatie van de organiserende school. Dit zorgt voor een uniek, informeel karakter. Een karakter waar wij trots op zijn en ook koesteren. Ondanks dat de belangstelling van de deelnemers, sponsoren en presentatoren van workshops het rechtvaardigen om naar een conferentiecentrum te verhuizen, willen we trouw blijven aan de huidige opzet.

Bedrijven maken nadrukkelijk onderdeel uit van de conferentiebeleving. Op de eerste plaats kunnen we door hun sponsoring de toegang voor de deelnemers van de scholen gratis houden, maar meer nog dragen zij door hun aanwezigheid bij aan de ontwikkelingen van het onderwijs. De gesprekken tussen de scholen en de bedrijven tijdens de informele momenten zijn voor beiden zeer waardevol. Nieuwe ontwikkelingen of nieuwe toetreders van de mbo-markt kunnen middels een stand of het verzorgen van een workshop onder de aandacht gebracht worden van bezoekers van scholen met een hoge mate van beslissingsbevoegdheid. Kortom: door de hoge mate van vaste bezoekers met beslissingsbevoegdheid is de MBO Digitaal Conferentie een uitstekende manier om een netwerk op te bouwen of te onderhouden. Daarnaast biedt de conferentie een goede gelegenheid om inzicht te krijgen in de toekomstige digitale ontwikkelingen in het mbo.

Van sponsorschap naar partnerschap

Mede op verzoek van bedrijven die een langdurige relatie hebben met de MBO Digitaal Conferentie wordt er gezocht naar een hernieuwing van de deelname door de bedrijven. Door de toenemende belangstelling van de deelnemers was het niet meer te garanderen dat ieder bedrijf aanwezig kon zijn tijdens de conferentie. In een tijd waarin er veel gebeurd op gebied van digitalisering is dit zowel voor de scholen als voor de bedrijven ongewenst. Daarom voeren wij gesprekken met enkele bedrijven hoe we, met behoud van de conferentiebeleving, naar een nieuwe samenwerking kunnen komen, waarbij er meer sprake is van partnerschap dan van sponsoring.

Een eerste stap, maar zeker niet de laatste, is een andere opzet van de sponsoring. Waar in het verleden alleen een ‘totaalpakket’ werd aangeboden of toegang via een betaalde inschrijving, gaan we over naar het aanbieden van meerdere vormen van sponsoring. Zodanig dat de toegankelijkheid van bedrijven blijft gewaarborgd, onafhankelijk van de grote van het bedrijf.

Een andere optie die momenteel wordt uitgewerkt is het onderzoeken of er voldoende draagvlak is voor het opnemen van de sponsorworkshops, zodat deze via de kanalen van de bedrijven achteraf gebruikt kunnen worden. De gedachte is om hiervoor met één partner te werken en de kosten te delen onder de deelnemende sponsoren.

Mogelijkheden tot partnerschap of sponsoring

Voor de MBO Digitaal Conferentie kennen we een drietal mogelijkheden voor partnerschap of sponsoring, aangevuld met extra mogelijkheden.

Conferentiepartner

• Toegang tot de conferentie voor één persoon;
• Vermelding van bedrijfsnaam op de conferentiewebsite met logo en hyperlink naar bedrijfswebsite;
• Eigen sponsorslide tijdens de doorlopende conferentiepresentatie in de centrale ruimte;
• Meerjarige overeenkomst (4 of 6 conferenties) mogelijk;
• Mogelijkheid van extra faciliteiten (o.a. stand en/of presentatie);
• Deelname aan de werkgroep ‘partnerprogramma’.

Conferentiesponsor 

• Toegang tot de conferentie voor één persoon;
• Vermelding van bedrijfsnaam op de conferentiewebsite met logo en hyperlink naar bedrijfswebsite;
• Vermelding logo en bedrijfsnaam op verzamelslide tijdens de doorlopende conferentiepresentatie in de centrale ruimte;
• Overeenkomst af te sluiten voor één conferentie;
• Mogelijkheid van extra faciliteiten (o.a. stand en/of presentatie);

Extra opties 

• Sponsorpresentatie (gelimiteerd)
• Stand
• Extra toegangskaarten (op basis van beschikbaarheid)

Sponsorpresentatie

Een sponsorpresentatie wordt altijd samen gehouden met een school. Hierbij is het nadrukkelijk de bedoeling dat de presentatie vooral gaat over de toepassing en de samenwerking binnen de school. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat het gaat om een salespitch. Uiteraard is het noemen van de bijdrage van het bedrijf en een korte toelichting over de andere werkzaamheden van het bedrijf toegestaan. Eveneens kan het logo en namen van het bedrijf vermeld worden op de presentatie. De presentaties worden na afloop van de conferentie verzameld en gedeeld via de website van MBO Digitaal.

Het aantal sponsorpresentaties is gelimiteerd op 8 per conferentie. Dit om te voorkomen dat er een disbalans ontstaat tussen de presentaties van bedrijven en goede voorbeelden uit de scholen. De selectie van de sponsorpresentaties gebeurd door de programmacommissie. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten:

• Voorkeur van de organiserende school;
• Verdeling over themagebieden (om te voorkomen dat er een eenzijdig aanbod van presentaties is);
• Op basis van verleden (niet iedere conferentie dezelfde sponsor);
• Ten slotte: indien er plaatsen over zijn, krijgen conferentiepartners de voorkeur.

Het bedrijf mag één presentator aanwijzen die samen met de school de presentatie verzorgd. Deze persoon heeft gedurende de dag van de presentatie gratis toegang tot de conferentie.

Stand

Met inachtneming van de beschikbare ruimte is er gelegenheid tot het inrichten van een ‘sponsorstand’. Deze bevindt zich in de centrale ruimte waar gelegenheid is tot netwerken. De beschikbare faciliteiten zijn – afhankelijk van de mogelijkheden van de organiserende school – beperkt tot een (sta)tafel met een stroompunt en de mogelijkheid tot het plaatsen van een rolbanner. Voor beeldschermen, laptops, etc. dient de sponsor zelf te zorgen. Het meebrengen van achterwanden, etc. door de sponsor zelf kan alleen in overleg met de organisatie.

De ‘sponsorstand’ mag door één persoon (extra) bemand worden. Deze persoon heeft gedurende de conferentie gratis toegang tot de conferentie.

Extra toegangskaarten

Het is op de eerste plaats de bedoeling om zoveel mogelijk bedrijven toegang tot de conferentie te bieden. Hierbij wordt de verdeling van 10% toegang door bedrijven als richtlijn gehanteerd. Indien er nog ruimte voor deelnemers van bedrijven overblijft, bestaat de mogelijkheid om extra toegangskaarten voor deelnemers van bedrijven af te nemen met een maximum van twee kaarten per bedrijf. Dat is inclusief de toegang die middels sponsoring of partnerschap al is toegekend en exclusief de extra personen die toegang krijgen middels een sponsorpresentatie of een stand. Bij de toekenning van de extra toegangskaarten hebben de conferentiepartners voorrang bij de verdeling.

Kosten voor partnerschap en sponsoring

(Dit sponsorreglement is bijgewerkt op 1 november 2023)