Conferentieblog #2: Van digitale chaos naar strategisch databeheer
JaapJan Vroom volgde op de MBO Digitaal conferentie de sessie: Van digitale chaos naar strategisch databeheer van Zadkine en MBO Digitaal.
Veel mbo-instellingen hebben de afgelopen jaren meegedaan aan Digital Cleanup-campagnes: acties om bestanden op te ruimen en bewustwording te creëren rond datagebruik. Een nuttige eerste stap, maar daarna begint het echte werk. Want zonder structurele afspraken over data blijft de digitale rommelzolder gewoon terugkomen.
Bij Zadkine ontstond de urgentie vanuit security. Met de groei van cloudopslag werd duidelijk hoeveel data er rondzwerft in samenwerkingsomgevingen zoals Microsoft 365: documenten die te breed gedeeld zijn, gevoelige informatie die eenvoudig terug te vinden is en grote hoeveelheden ongeclassificeerde bestanden. Zoals het principe luidt: wat je niet beheert, kun je ook niet beschermen.
Van awareness naar governance
Digital Cleanup creëert bewustwording, maar zonder vervolg blijven risico’s bestaan. Investeringen verzanden, data blijft ongeclassificeerd in de cloud en grip op samenwerkingsplatforms ontbreekt. Terwijl de druk juist toeneemt:
- Security en compliance: bij datalekken moet beleid aantoonbaar zijn en nageleefd worden.
- Efficiëntie: medewerkers verliezen dagelijks tijd aan het zoeken naar documenten.
- Kosten: vanaf juli 2027 introduceert Microsoft opslaglimieten per gebruiker.
- AI-gereedheid: tools zoals Microsoft Copilot kunnen niet veilig breed worden ingezet zonder dataclassificatie.
Met andere woorden: data governance is niet alleen een securityvraagstuk, maar ook een voorwaarde voor efficiënte en toekomstbestendige informatievoorziening.
Een gestructureerde aanpak
Samen met MBO Digitaal ontwikkelde Zadkine een aanpak in vijf fasen:
- Analyse – inzicht in wat er in de omgeving staat via scans, technische analyses en stakeholderinterviews.
- Governance – afspraken over classificaties, bewaartermijnen, eigenaarschap en besluitvorming.
- Techniek – implementatie van labels, policies en databeveiliging (bijvoorbeeld via Microsoft Purview).
- Validatie – testen met gebruikers en optimaliseren.
- Evaluatie en uitrol – meten van KPI’s en organisatiebrede implementatie.
Het resultaat: een governance-structuur met duidelijke data-eigenaarschap, lifecycle-management en meetbare verbeteringen in datakwaliteit en bewustwording.
Samen naar een sectorstandaard
Binnen het mbo groeit de belangstelling voor deze aanpak. Naast Zadkine zijn ook andere instellingen gestart of in gesprek. Tegelijkertijd werkt de sector aan mbo-brede standaarden voor dataclassificatie, zodat labels direct in Microsoft-omgevingen geïmplementeerd kunnen worden.
Wat kun je vandaag al doen?
Voor beleidsmedewerkers en informatiemanagers begint data governance met drie simpele vragen:
- Heb je inzicht in wat er in je Microsoft 365-omgeving staat?
- Is duidelijk wie eigenaar is van jouw data – en weten die personen dat zelf ook?
- Is jouw instelling klaar voor AI-toepassingen als er nog geen dataclassificatie is?
Wil je hiermee aan de slag? Doe de readiness-scan, sluit aan bij het mbo-netwerk en gebruik de toolbox van MBO Digitaal. Digital Cleanup is namelijk geen eindpunt, maar fase één van structurele data governance.