Blog #3 Martijn Bijleveld: ‘Gegevens opschonen: wat je niet hebt, kan niet gestolen worden’

Opschonen van digitale gegevens is een saai en taai onderwerp, waar iedereen tegenop ziet. Het gevolg: veel organisaties zitten op een afvalberg van gegevens. ‘Vanuit cyberveiligheidsperspectief is dat een tijdbom’, zegt Martijn Bijleveld* in zijn blog. Hoe krijg je medewerkers en studenten zover dat ze er daadwerkelijk mee aan de slag gaan? ‘Maak het leuk en behapbaar!’

Laat ik beginnen met een vraag: waarom zien we zo ontzettend op tegen opschonen van gegevens? Een van de oorzaken is de diepgewortelde menselijke angst voor verlies: dat je iets weggooit dat je later toch nodig blijkt te hebben. Ook is het opruimen zelf een klus waar je doorgaans weinig energie van krijgt: tijdrovend en niet leuk. Bij digitale rommel is het ook nog eens zo dat het niet in de weg staat, je struikelt er bij wijze van spreken niet over. Sterker nog: het verdwijnt vaak vanzelf uit het zicht, onder in je inbox bijvoorbeeld. Weinig motiverend om daar iets aan te doen. Op die manier zitten veel organisaties op een enorme afvalberg van gegevens. Vanuit cyberveiligheidsperspectief is dat een tijdbom. Want cyberdreigingen nemen toe en het is niet de vraag óf, maar wanneer je gehackt wordt. Zorg er dus voor dat de impact van zo’n hack beperkt blijft. Zie daar de eerste reden om je gegevens op te schonen: wat je niet hebt kan niet gestolen worden.

‘Hoeveel CO2 produceer jij door het bewaren van gegevens? Als je je daar echt bewust van bent leidt dat vanzelf tot dataschaamte’

Een opgeruimde digitale omgeving draagt ook bij aan de vindbaarheid van informatie, voorkomt misverstanden over versies van documenten, kortom: het zorgt ervoor dat we efficiënt (samen)werken. En last but not least: de opslag van data gaat gepaard met de uitstoot van tonnen CO2. Datacenters behoren inmiddels wereldwijd tot de grote vervuilers. Opruimen van gegevens is dus duurzaam. Ook dat aspect mogen we meer belichten: hoeveel CO2 produceer jij door het bewaren van gegevens? Als je je daar echt bewust van bent, leidt dat vanzelf tot dataschaamte.

Genoeg redenen om aan de slag te gaan. Veel scholen hebben dat al geprobeerd. Bottleneck is dat de initiatiefnemers al snel in ingewikkelde en abstracte discussies belanden. Over classificatie en labeling van data; zaken die we organisatiebreed moeten regelen, waarvoor we beleid nodig hebben, dat goed moet worden afgestemd met de business… Daarmee maken we het zo groot dat de moed je bij voorbaat al in de schoenen zakt.
Het kan ook anders! In aanloop naar de wereldwijde Digital Cleanup Day (15 maart) zijn we hands-on aan de slag gegaan onder aanvoering van Pascal van de Kaa en een groep scholen. Met posters in de stijl van wasmiddelenreclames en praktische handreikingen, onder andere voor het opschonen van de mailbox of de OneDrive. Kortom: Niet vanuit strategie en beleid, maar vanuit motivatie van de eindgebruikers met positieve focus op het eindresultaat: heerlijk opgeruimd, fris en schoon. Zo ontstond Digital Cleanup mbo.

In vol schoonmaak-ornaat presenteerden Pascal en Edo Meinema (ROC Midden Nederland) de Digital Cleanup Toolbox tijdens de MBO Digitaal conferentie. Ook koppelden ze de eerste ervaringen vanuit de onderwijsinstellingen terug. De Digital Cleanup Party bij ROC van Amsterdam was een groot succes, mede dankzij de Spotify playlist met cleanup-songs.

‘Leuk bedacht, maar over een jaar kan iedereen weer opnieuw beginnen met opruimen. Een terechte zorg’

Tijdens de conferentie sprak een informatiemanager mij aan over het Digital Cleanup initiatief: ‘hartstikke leuk bedacht, maar over een jaar kan iedereen weer opnieuw beginnen met opruimen’. Een terechte zorg en volgens mij is dat precies wat dit initiatief teweeg zou moeten brengen: de vraag hoe we meer structureel kunnen voorkomen dat we met digitale rommel blijven zitten. Volgens mij is die awareness de perfecte voedingsbodem om organisatiebreed meer strategisch werk te maken van classificatie, labeling en geautomatiseerde opschoning van data.

Doe je mee?

Wil je meedoen of meer weten over Digital Cleanup mbo? Neem contact op met Pascal van de Kaa (ROC van Amsterdam/Flevoland) of Martijn Bijleveld.

Martijn Bijleveld is adviseur op het gebied van Informatie Beveiliging Privacy, programmamanager Cyberveiligheid mbo, en de linking pin naar SURF, de MBO Raad, andere brancheorganisaties in het hbo en wo en OCW. Hij ondersteunt het netwerk Informatiebeveiliging en privacy en coördineert de activiteiten die vanuit dit netwerk voor/door de mbo-scholen worden georganiseerd, van kennisdeling tot benchmarks.