Verslag gebruikersdag 26 september 2011

Dat het centrale thema ‘Opleidingsdomeinen’ van deze gebruikersdag hot is, bleek wel uit de belangstelling: meer dan 120 personen! Na het actuele nieuws van saMBO-ICT en DUO volgden er drie presentaties over verschillende aspecten van de invoering van Opleidingsdomeinen: wet- en regelgeving, verandering processen en gezamenlijk initiatief voor het testen. Voor de presentaties verwijzen we naar het bericht Presentaties gebruikersdag 26 september 2011. In dit bericht een verslag van de gebruikersdag.

Nieuws van saMBO-ICT – Jan Bartling

Examinering
saMBO-ICT is in samenwerking met diverse partijen actief in het behartigen van de belangen van de onderwijsinstellingen en het verzamelen van informatie over de digitale examinering taal/rekenen, die voor het mbo wordt ingevoerd. Daarbij is zowel aandacht voor de processen als voor het kostenaspect. Ter ondersteuning van de interne discussie op de instellingen zijn onder andere de volgende publicaties verschenen: Centraal examineren taal en rekenen en Rapport uitbesteding examinering.

Pilot MBO inschrijven
Op de vorige gebruikersdag is uitgelegd wat het samenwerkingsplatform is en waar het zich mee bezig houdt. Eén van de concrete projecten is de pilot MBO inschrijven. De bedoeling is om het inschrijfproces te verbeteren door het toepassen van twee hoofdprincipes: 1) de burger aan zet en 2) eenmalig vastleggen van gegevens. Het idee is om digitale aanmeldformulieren m.b.v. DigiD te vullen met gegevens uit BRON (vergelijk met het vooringevulde belastingformulier). De planning is om in het vroege voorjaar van 2012 werkbare pilots te testen. Het is veelbelovend, maar er zijn nog wel wat hobbels te nemen.

Website
saMBO-ICT heeft een nieuwe website. Naast een nieuwe lay out, waardoor informatie op verschillende manieren toegankelijk is, vraagt Jan aandacht voor:
– het besloten deel van de website, dat alleen toegankelijk is voor leden. Zie het bericht Aanmelden voor de website.
– en de groepsomgeving, waar leden zelf groepen kunnen vormen en samenwerken. Kijk hier voor meer informatie.

Verschenen publicaties
Regelmatig verschijnen er in samenwerking met Kennisnet publicaties. Recent zijn verschenen:
– Informatiemanagement in het mbo. Hoe? Zo!
– Trendrapport mbo

Nieuws van DUO – Peter Buurman

Assurance rapporten
Het aantal instellingen dat niet voor 1 juli het assurance rapport ingeleverd had, was gelijk aan vorig jaar. Op 1 instelling na, wisten de betreffende instellingen echter het rapport binnen een paar dagen na 1 juli aan te leveren, waardoor hun gegevens nog mee konden in de definitieve foto naar DUO Zoetermeer. Met de betrokken instellingen zal het proces geëvalueerd worden.

Locatiecode
In juni 2011 heeft het Ministerie een brief gestuurd naar de instellingen waarin aangekondigd wordt dat de locatiecode doorgaat. Binnenkort volgt nog een uitgebreidere brief van OCW met het hoe en wat en het tijdpad er in. Enkele gemeenten (Amsterdam, Rotterdam, Utrecht, Den Haag, Haarlem en Smallingerland) zullen binnenkort met pilots starten. De gemeenten zullen instellingen in hun gemeenten benaderen met de vraag om hier aan mee te doen.

Inning lesgeld
Nu de onderwijskaart afgeschaft is, wordt het lesgeld door DUO geïnd op basis van BRON gegevens. Vanwege verschillende oorzaken hebben een flink aantal mensen onterecht een acceptgiro ontvangen. Zie hier voor meer informatie.

Opleidingsdomeinen wet- en regelgeving – Pierre Veelenturf

Voor de gebruikte presentatie verwijzen we naar Presentaties gebruikersdag 26 september 2011.

Brede kader
Over Opleidingsdomeinen wordt al verschillende jaren gesproken. Door het vorige kabinet is een wetsvoorstel gemaakt, dat al eerder gepresenteerd is tijdens voorgaande gebruikersdagen. Door het nieuwe kabinet is het wetsvoorstel dit voorjaar naar de Tweede Kamer gestuurd, waar het is behandeld en met de nodige aanpassingen aangenomen is. Nu ligt het wetsvoorstel bij de Eerste Kamer.

Wijzigingen
Nadat Pierre even de hoofdpunten van het Opleidingsdomeinen verhaal opgefrist heeft, presenteert hij de nieuwe punten:

• Entree Opleidingen (=niveau 1 opleidingen) en VM2 opleidingen worden uitgesloten van de domeinindeling.
• De oorspronkelijke eis over duurbegrenzing (max 1 jaar in domein, maximum 2 jaar in kwalificatiedossier e.d.) is vervallen. Wel is uitdrukkelijk de bedoeling dat deelnemers niet langer dan nodig in een domein ingeschreven staan en hier zal ook naar gekeken worden.
• De oorspronkelijke eis over automatische niveaubepaling is vervallen. De instelling moet het niveau aangeven.
• De definitieve terminologie is domein (stam), kwalificatiedossier (tak), kwalificatie (blad).
• Ook bij wijzigingen over domeinen heen hoeft er niet opnieuw ingeschreven te worden. Aanvankelijk was deze eis wel gesteld.

Mogelijk nieuwe vorm overeenkomsten
De MBO Raad heeft door een onafhankelijk jurist een voorbeeldovereenkomst op laten stellen die gebruikt kan worden als men met Opleidingsdomeinen gaat werken, maar niet bij iedere overstap een nieuwe Onderwijsovereenkomst wil laten tekenen. De overeenkomst bestaat uit drie soorten documenten: een Raamovereenkomst, een Deelovereenkomst en eventueel nog één of meerdere addenda. De bedoeling is dat de Raamovereenkomst en Deelovereenkomst bij het begin van de opleiding gemaakt en ondertekend worden. Wijzigingen die later komen, worden geregeld met een Addendum, dat de Deelovereenkomst of het voorgaande Addendum vervangt. De uitdaging zit in de vraag hoe gerealiseerd wordt dat de deelnemer aantoonbaar instemt met het Addendum.

Opleidingsdomeinen verandering in de processen – Frans Bergmans

Voor de gebruikte presentatie verwijzen we naar Presentaties gebruikersdag 26 september 2011.

Het invoeren van domeinen heeft consequenties voor Onderwijskundige processen, Administratieve processen en (kernregistratie)systemen.

Onderwijskundig
Een domeinprogramma is bedoeld voor deelnemers die twijfelen over hun opleidingskeuze. Het is dus niet de bedoeling dat alle deelnemers beginnen met een domeinprogramma. Instellingen zijn vrij om wel of geen domeinprogramma aan te bieden, het is een mogelijkheid en geen verplichting.

Administratieve processen
Ook hiervoor geldt dat het geen verplichting is om deze aan te passen. Als men voor elke wijziging (domein, kwalificatiedossier, kwalificatie, leerweg, vt/dt) een nieuwe onderwijsovereenkomst maakt, kunnen de huidige processen waarschijnlijk nagenoeg ongewijzigd gehandhaafd blijven. Wil men echter op den duur lastenverlichting realiseren dan biedt de bij de vorige presentatie genoemde mogelijkheid om te werken met een Raamovereenkomst, Deelovereenkomst en Addenda wellicht mogelijkheden, maar dat heeft welke flinke impact op de processen. In de presentatie heeft Frans dit met voorbeelden uitgewerkt. Belangrijk aspect hierbij is het regelen van de instemming van de deelnemer (en/of ouder/verzorger).

Aanpassing (kernregistratie)systemen
Om inschrijving op domeinen en het niet steeds opnieuw inschrijven bij een wijziging mogelijk te maken, wordt BRON aangepast. Het onderwijsprogramma wordt voortaan beschouwd als een periodegegeven. De (kernregistratie)systemen, die aan BRON leveren, zullen hier op aangepast moeten worden. Met enkele voorbeelden (zie presentatie) wordt de werking ervan toegelicht. Voor de inschrijvingen is een en ander inmiddels redelijk uitgewerkt. Over de impact op de levering van BPV gegevens aan BRON wordt nog gesproken.

Opleidingsdomeinen testaanpak en uitrol – Jennifer Moesker / Gido de Koff

Voor de gebruikte presentatie verwijzen we naar Presentaties gebruikersdag 26 september 2011.

Gezamenlijk initiatief
Jennifer legt uit dat er bewust voor gekozen is om het testen van de wijzigingen en de uitrol ervan als gezamenlijk initiatief op te pakken vanuit DUO en saMBO-ICT. Het is belangrijk dat het niet alleen een zaak is van DUO, maar ook van de instellingen en de leveranciers. Ze wijst er de instellingen nog even op dat invoeren van Opleidingsdomeinen in een instelling veel meer is dan systeemaanpassingen.

Waarom, wat en hoe testen?
Gido legt uit wat het doel is van het testen en wat en hoe er getest gaat worden (zie presentatie). Dit is beduidend meer dan alleen de nieuwe situatie in de gewijzigde systemen testen. Omdat niet iedereen op één moment over gaat, moet er zowel op de oude als op de nieuwe manier aangeleverd en teruggekoppeld kunnen worden. Dit zal ook getest moeten worden.

Organisatie
Vervolgens wordt ingegaan op enkele voorbeelden van testscenario’s en de beoogde organisatie rondom het testen. Op 20 september 2011 zijn vertegenwoordigers van de gebruikersgroepen voor het eerst met DUO bij elkaar geweest om over het testen te spreken. Bij het vervolg zullen de leveranciers uiteraard ook betrokken worden.

Planning
De laatste sheet over de planning maakte de gemoederen los. Het tijdschema is erg krap. DUO is van plan om de BRON release waarin de voor Opleidingsdomeinen benodigde wijzigingen doorgevoerd zijn in april 2012 live te laten gaan. Het testen kan plaatsvinden vanaf februari 2012. Ook nadat de BRON release live gegaan is, kan er getest worden. De instellingen hebben tot 1 oktober 2012 de tijd om over te stappen op de release van hun kernregistratiesysteem, waarin de benodigde wijzigingen zijn doorgevoerd.

Sluiting – Henk Kuiper

Uiteraard leverden de presentaties vanuit de zaal allerlei vragen op, die maar voor een deel konden worden beantwoord, omdat er nog allerlei zaken uitgezocht moeten worden. Er zijn vast nog meer vragen. Deze kunnen gestuurd worden naar henkjan.van.ginkel@sambo-ict.nl. Op de komende gebruikersdagen zal zeker op dit onderwerp terug gekomen worden.

’s Middags zijn de verschillende gebruikersgroepen elk met eigen leverancier bijeen geweest om te spreken over de invoering van Opleidingsdomeinen in het betreffende kernregistratiesysteem. En uiteraard was daarbij ook ruimte voor de bespreking van andere pakketspecifieke zaken.

Volgende gebruikersdag: 21 november 2011