Onze instelling heeft voor VAVO een ander SIS dan voor het MBO, waar moet ik dan op letten voor RIO?

Let ten eerste op dat beide SIS-en (MBO EN VAVO) tijdig hun BRON-koppeling aangepast hebben, zodat ook de benodigde RIO velden Onderwijsaanbieder en Onderwijslocatie aan BRON geleverd kunnen worden.

Vervolgens is belangrijk dat het RIO-register voor beide sectoren goed gevuld wordt. Dat is niet met een enkele zin af te doen, omdat de situatie per instelling verschilt en ook de mogelijkheden die de leveranciers aanbieden verschillen. Kijk daarvoor dus goed naar het applicatielandschap en overleg met beide leveranciers wat de mogelijkheden zijn. Op hoofdlijnen zijn er drie aanpakken:

1. Er wordt door het MBO SIS voor zowel MBO als VAVO aan het RIO-register geleverd (M2M) en het VAVO SIS neemt de codes, die van het RIO-register ontvangen worden, handmatig over. Dit is vooral een goed bruikbare oplossing als VAVO door een Onderwijsaanbieder op een Onderwijslocatie gegeven wordt die ook MBO aanbiedt.
2. Er wordt door beide SIS-en (MBO en VAVO) aan het RIO-register geleverd (M2M). Dit is vooral een goed bruikbare oplossing als voor VAVO een aparte Onderwijsaanbieder wordt gedefinieerd. Belangrijk bij deze oplossing is dat er geen overlappende informatie aan het RIO-register geleverd wordt, want dan overschrijven deze elkaar. Dat is bijvoorbeeld het geval als MBO en VAVO op dezelfde locatie gegeven wordt, bij de registratie van locatiegebruik.
3. Dit is een variant op 2, maar toch weer net even anders. Er wordt door één van beide SIS-en (MBO) aan het RIO-register geleverd en voor VAVO wordt het RIO-register via het RIO-portaal gevuld en worden de codes handmatig overgenomen in het VAVO SIS. Dit is vooral een goed bruikbare oplossing als voor VAVO een aparte Onderwijsaanbieder wordt gedefinieerd. Belangrijk bij deze oplossing is dat er geen overlappende informatie aan het RIO-register geleverd wordt, want dan overschrijven deze elkaar. Dat is bijvoorbeeld het geval als MBO en VAVO op dezelfde locatie gegeven wordt, bij de registratie van locatiegebruik. Ook moet in dit geval goed opgelet worden hoe de autorisaties voor het RIO-portaal ingericht worden, want het moet niet mogelijk zijn dat de vanuit het MBO SIS geleverde gegevens in het RIO-portaal handmatig gewijzigd worden, want dan ontstaan er verschillen tussen het MBO SIS en het RIO-register en dat is absoluut ongewenst.

Bovenstaande is een zeer vereenvoudigde weergave van de aspecten die spelen. In bovenstaande worden bijvoorbeeld alleen de Onderwijsaanbieders en Onderwijslocaties genoemd en niet de Onderwijslocatie en Aangeboden opleiding. Het is denkbaar dat voor Onderwijsaanbieder en Onderwijslocatie een andere oplossing wordt gekozen dan voor Aangeboden opleiding. Het is daarom echt van belang om de voor uw instelling gewenste inrichting en oplossing te bespreken met beide leveranciers.